پیاده سازی کدینگ مالی در نرم افزار حسابدرای نوین پرداز
در این مقاله قصد داریم در مورد مفهوم گروه های اصلی حساب ها در نرم افزار بحث کنیم.
در بخش مقدماتی آموزش کدینگ گفته شد که کدینگ حسابداری به شدت اهمیت دارد و بر اساس آن گزارش‌ها و صورت های مالی تهیه می شود .
الگوی پیاده سازی کدینگ در نرم افزار حسابداری نوین پرداز، الگوی ساختار درختی و یا همان سلسله مراتبی می باشد.
روش سلسله مراتبی یا ساختار پدر فرزندی یکی از پرکاربردترین و متداول ترین روش ها در پیاده سازی کدینگ می‌باشد. در این روش، هیچ‌گونه محدودیتی در تعداد تعریف داده‌های مالی، دفاتر و حسابها وجود نداشته و همچنین از دقت بسیار بالایی برخوردار می‌باشد.
مزیتی که این ساختار به حسابداران می دهد این است که یک نمای کلی از حساب ها در سطوح مختلف را به آنها نمایش می دهد و به راحتی میتوانند خطاهای احتمالی خود را در چیدمان حساب ها رفع نمایند.
فواید پیاده سازی دقیق کدینگ حسابها در ابتدای دوره مالی و کار با نرم افزار حسابداری
1- کدینگ حسابداری باعث استانداردسازی عملیات های مالی و یکپارچه سازی رویه صدور اسنادمالی براساس یک الگوی مالی استاندارد می شود.
2- تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت معاملات فصلی و سایر گزارشات مهم مالی
سطوح مختلف کدینگ حسابداری در نرم افزار مالی نوین پرداز
نرم افزار حسابداری مالی نوین پرداز سطوح مختلفی برای کدینگ اطلاعات گوناگون ارائه می‌دهد. در ادامه اصلی‌ترین سطوح در سیستم مالی نوین پرداز معرفی می‌شود:
گروه حساب ها (لایه اول): به اولین طبقه در طبقه بندی حسابها، گروه می‌گویند که سرفصل‌های اصلی صورتهای مالی را تشکیل می‌دهند. طول کد گروه متناسب با نیازهای شرکت یک یا دو رقم است که در نرم افزار حسابداری نوین پرداز دو رقم در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال کد 21 مربوط به بدهی های جاری می باشد.
حساب های سطح کل (لایه دوم):
این طبقه از حسابها اقلام صورتهای مالی را تشکیل می‌دهند و همچنین در نوشتن دفاتر و گزارش‌گیری و تهیه تراز های آزمایشی از آنها استفاده می‌شود.
طول کد کل: عبارت است از طول کد گروه مربوطه به علاوه ارقامی که به حساب کل اختصاص داده می‌شود. ( به عنوان مثال اگر کد گروه دارایی های جاری ۱۱ باشد حساب کل موجودی نقد و بانک ۱۱00 خواهد بود که رقم ابتدایی آن نشان دهنده گروه این حساب می باشد )
سطح معین (لایه سوم):
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز حساب‌های سطح کل شامل اطلاعات اصلی و اولیه شده که بعضا به خودی خود قابل حسابرسی و پیگیری نیستند. سطح معین شامل اطلاعات جزئی‌تری می‌شود که با استفاده از آنها امکان درک بهتر حساب کل فراهم می‌شود.
حساب های سطح معین آخرین سطح اصلی حسابها است. این سطح همچنین سطح عملیاتی سیستم نیز می‌باشد که در صدور سند حسابداری از آن استفاده می شود، کد سطح معین عبارت است از کد گروه ، کد کل و ارقامی که به معین اختصاص دارد.
گروه های تفصیلی:
گروه حساب های تفصیلی در واقع جهت طبقه بندی، پیاده سازی کدینگ مالی و یا کدینگ کردن سطح پایانی حساب ها در نرم افزار نوین پرداز (تفصیلی) استفاده می‌گردد و مربوط به اسامی می باشد.
کاربران محترم توجه داشته باشید گروه حساب های حسابداری (لایه اول حساب ها) در مقایسه با گروه حساب های تفصیلی دو مفهوم کاملا مجزا می‌باشد.
کاربران نرم افزار در این مرحله برای ایجاد گروه های تفصیلی دقت داشته باشید، که علاوه بر گروه های تفصیلی پیش فرض نرم افزار (صندوق ها، بانک، هزینه ها…)، دیگر گروه های تفصیلی مورد نیاز: پرسنل، جاری شرکا، اشخاص و شرکت ها (بستانکاران تجاری)، بستانکاران غیر تجاری، بدهکاران غیر تجاری، تجهیزات و اموال، تسهیلات و… را می توانید ایجاد کنید.
یعنی برای هر شخص حقیقی، حقوقی و دیگر حساب ها و… یک تفضیلی منحصر به فرد تعریف شده و در تمامی حساب های معین و کل از همان تفضیلی استفاده گردد، استفاده هوشمندانه از این قابلیت همراه با شناور شدن حساب ها در سطح تفصیلی به گزارش گری جامع، قوی و بهینه حسابداری کمک می کند.
سطح تفصیلی (لایه چهارم به بالا):
ممکن است سطح معین شامل جزئیات کافی برای بررسی یک حساب نباشد. در این موارد کاربران سیستم حسابداری نوین پرداز میتوانند از سطح تفصیلی استفاده کنند که شامل جزئیات بیشتری نسبت به سطح معین است.
بررسی جایگاه و اهمیت حساب های تفصیلی در حسابداری
حساب تفصیلی در اصل زیر مجموعه حساب معین می باشد. به این معنی که هر گاه حساب مورد نظر با حساب معین قابل تشخیص نباشد از حسابی با عنوان تفصیلی استفاده می کنند. در واقع از این نوع حساب در علم حسابداری برای شرح کامل یک حساب دیگر استفاده می شود. به عنوان مثال می توان به کمک این نوع حساب برای مشخص شدن و شرح حساب های دریافتی یک شرکت استفاده کرد.
کدهای تفصیلی شناور: کاربران نرم‌افزارهای حسابداری نوین پرداز میتوانند در تعریف حساب‌های سطح تفصیلی از کدهای شناور استفاده کنند. این امکان پیشرفته به کاربر اجازه می‌دهد یک حساب خاص را به صورت شناور ثبت کند و به این ترتیب نیازی به وارد کردن آن در بخش‌های دیگر سیستم نداشته باشد.
برای درک بهتر این مطلب لازم است مثالی را ذکر کنیم.به عنوان مثال شرکت شما با شرکت x دریافت و پرداخت‌های زیادی دارد. در حساب کل بدهکاری برای شرکت شما ثبت شده است. در حساب معین نام سازمان یا فردی که شرکت شما به آن بدهکار ثبت شده، به عنوان تامین کننده شناخته می‌شود. از طرف دیگر شرکت x نیز از خدمات سازمان شما استفاده می‌کند. بنابراین در قسمت بستانکار، نام آن شرکت به عنوان مشتری ثبت می‌شود.
در این حالت شاید گزارش خیلی راحت به نظر برسد، اما اگر دقت کنید، نام شرکت x در قسمت حساب تفصیلی، در دو زیر مجموعه حساب معین مجزا به کار رفته است. اگر گزارش به این ترتیب نوشته شود، حجم آن زیاد می‌شود و ممکن است افراد سردرگم شوند. به این جهت حساب تفصیلی شناور تعریف می‌شد. به جای آن که برای حساب‌های معین مختلف، یک حساب تفصیلی یکسان تعریف شود، یک حساب تفصیلی تعریف و همان حساب تفصیلی به حساب‌های معین مختلف وصل می‌شود. این حساب تفصیلی که به چند حساب معین متصل است، به عنوان حساب تفصیلی شناور شناخته می‌شود.
