حسابداری نوین پرداز

ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز

کنترل دقیق‌تر اطلاعات مالی، اسناد و فرآیندهای حسابداری

هرچه حجم عملیات مالی یک کسب‌وکار بیشتر شود، مدیریت اسناد و اطلاعات حسابداری نیز پیچیده‌تر می‌شود. زمانی که تعداد زیادی سند، فاکتور، عملیات مالی و اطلاعات مرتبط با مشتریان و حساب‌ها در سیستم ثبت می‌شود، دیگر صرفاً ثبت اطلاعات کافی نیست؛ کنترل، دسته‌بندی، تفکیک، انتقال و گزارش‌گیری دقیق از این اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز مجموعه‌ای از امکانات کاربردی و مزیت های خاص برای مدیریت حرفه‌ای‌تر اطلاعات مالی است که قابلیت‌هایی مانند صدور دسته‌ای اسناد، تعریف تفصیلی چندسطحی، مدیریت وضعیت اسناد و عملیات مالی، انتقال اطلاعات بین دوره‌های مالی و گزارش‌گیری بر اساس وضعیت‌های تعریف‌شده را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
این ماژول برای مجموعه‌هایی طراحی شده است که می‌خواهند علاوه بر ثبت عملیات حسابداری، کنترل،نظارت و پایش دقیق تری بر گردش اطلاعات و فرآیندهای مالی خود داشته باشند.

چرا به ماژول مالی پیشرفته نیاز داریم؟

در یک مجموعه کوچک ممکن است ثبت یک سند یا بررسی وضعیت یک فاکتور کار ساده‌ای باشد؛ اما وقتی تعداد اسناد افزایش پیدا می‌کند، چند کاربر با نرم‌افزار کار می‌کنند یا مجموعه دارای فرآیندهای مالی مختلف است، مدیریت دستی اطلاعات می‌تواند زمان زیادی بگیرد.

از امکانات کاربردی این ماژول می توانیم به :

قابلیت‌های اصلی ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز

۱. صدور دسته‌ای اسناد حسابداری از طریق فایل اکسل

وقتی قرار است تعداد زیادی سند حسابداری در نرم‌افزار ثبت شود، وارد کردن تک‌تک اطلاعات می‌تواند زمان‌بر و مستعد خطا باشد.ماژول مالی پیشرفته امکان صدور دسته‌ای اسناد حسابداری از طریق فایل Excel را فراهم می‌کند تا اطلاعات مورد نیاز از طریق فایل آماده شده و به‌صورت گروهی وارد فرآیند ثبت اسناد شود. این قابلیت به‌خصوص برای مجموعه‌هایی که حجم بالایی از اطلاعات مالی دارند، می‌تواند زمان ورود اطلاعات را به شکل قابل‌توجهی کاهش دهد.

۲. تعریف تفصیلی چندسطحی برای کنترل دقیق‌تر حساب‌ها

ساختار اطلاعات مالی در همه کسب‌وکارها یکسان نیست. گاهی یک حساب تفصیلی ساده پاسخگوی نیاز مجموعه نیست و لازم است اطلاعات در چند سطح تفکیک شود. در ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز امکان تعریف تفصیلی چندسطحی فراهم شده است؛ به‌عنوان مثال می‌توان از سطوح تفصیلی ۲، ۳ و ۴ برای ساختاردهی دقیق‌تر اطلاعات استفاده کرد. این قابلیت می‌تواند در مجموعه‌هایی که نیاز به تفکیک اطلاعات بر اساس مواردی مانند:
طرف حساب‌ها و زیرمجموعه‌های آن‌ها دارند، کاربرد زیادی داشته باشد. در نتیجه اطلاعات مالی فقط در سطح کلی باقی نمی‌ماند و امکان ایجاد ساختار دقیق‌تر برای تحلیل و گزارش‌گیری فراهم می‌شود.

۳. انتقال اطلاعات و اسناد بین سال‌های مالی؛ یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های مالی پیشرفته

یکی از کاربردی‌ترین امکانات ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز، انتقال و جابه‌جایی اطلاعات، برگه‌ها و اسناد حسابداری بین دوره‌های مالی و حتی دیتابیس‌های مختلف است. این قابلیت زمانی اهمیت خود را نشان می‌دهد که کاربر با حجم زیادی از اطلاعات مواجه باشد یا نیاز داشته باشد بخشی از عملیات یک دوره مالی را از دوره موجود جدا و به یک دوره یا دیتابیس دیگر منتقل کند.
در این فرآیند می‌توان اطلاعات پایه مانند طرف حساب‌ها و کدینگ حسابداری و همچنین اسناد و عملیات مورد نیاز را انتخاب و به مقصد منتقل کرد. حتی امکان فیلتر کردن اطلاعات بر اساس نوع و وضعیت عملیات نیز وجود دارد.

انتقال هوشمند اطلاعات، بدون ثبت مجدد صدها یا هزاران سند

تصور کنید بخشی از اسناد سال جدید به اشتباه در دوره مالی قبلی ثبت شده باشد و اکنون لازم باشد این اطلاعات از دوره مبدا جدا شده و به دوره مالی صحیح منتقل شوند. ثبت مجدد دستی این حجم از اطلاعات، علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال خطای انسانی را افزایش می‌دهد. در چنین شرایطی، مالی پیشرفته می‌تواند اطلاعات موردنظر را بر اساس تنظیمات انتخاب‌شده به دوره یا دیتابیس مقصد منتقل کند و در صورت انتخاب گزینه مربوطه، عملیات و اسناد منتقل‌شده را از مبدا نیز حذف کند.
فیلتر اسناد بر اساس وضعیت؛ جایی که این قابلیت واقعاً قدرتمند می‌شود یکی از نقاط قوت این امکان، انتقال انتخابی اطلاعات است. کاربر می‌تواند مشخص کند چه نوع اسناد یا چه وضعیت‌هایی در فرآیند انتقال لحاظ شوند؛ برای مثال می‌توان انتقال را بر اساس دسته‌بندی عملیات یا وضعیت مشخص اسناد انجام داد. این قابلیت در سناریوهایی مانند:
کاربرد ویژه‌ای دارد.

آموزش کامل انتقال اسناد و اطلاعات

برای اینکه کاربران بتوانند از این قابلیت با اطمینان بیشتری استفاده کنند، در آکادمی نوین پرداز یک آموزش تخصصی در دو بخش تهیه شده است:
در این آموزش، علاوه بر معرفی قابلیت انتقال، موضوعاتی مانند انتقال اطلاعات پایه، انتقال اسناد و عملیات، فیلتر کردن اطلاعات و کنترل‌های لازم قبل و بعد از انتقال بررسی شده است. همچنین در بخش دوم، فرآیند کنترل ترازها، صدور اسناد پایانی دوره، انتقال سند اختتامیه به دوره جدید و نکات کنترلی مربوط به انتقال دوره مالی توضیح داده شده است.
اگر با حجم زیادی از اسناد کار می‌کنید، این قابلیت را صرفاً یک ابزار انتقال اطلاعات نبینید؛ در بسیاری از سناریوهای اصلاح ساختار دوره مالی، می‌تواند بخش قابل‌توجهی از عملیات دستی حسابدار را حذف کند.
در یک مجموعه حرفه‌ای، همه اسناد الزاماً در یک مرحله قرار ندارند. ممکن است یک سند ابتدا توسط کاربر ثبت شود، سپس توسط مدیر مالی بررسی و تأیید شود یا به دلیل وجود اشکال برای اصلاح به کاربر بازگردد. ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز امکان تعریف وضعیت برای اسناد، فاکتورها و عملیات خزانه و تعیین سطح دسترسی کاربران بر اساس وضعیت را فراهم می‌کند.

برای مثال می‌توان وضعیت‌هایی مانند:

یا وضعیت‌های متناسب با فرآیند داخلی مجموعه تعریف کرد. در نتیجه وضعیت یک عملیات مالی فقط در ذهن کاربر یا در یک فایل جانبی باقی نمی‌ماند؛ بلکه می‌توان آن را در فرآیند کاری نرم‌افزار نیز مدیریت کرد.

۵. کنترل دسترسی کاربران بر اساس وضعیت عملیات

یکی از نکات مهم در مدیریت اسناد مالی، این است که همه کاربران نباید در تمام مراحل امکان تغییر اطلاعات را داشته باشند. با استفاده از قابلیت مدیریت وضعیت‌ها می‌توان فرآیند ثبت، بررسی، تأیید و اصلاح اسناد را کنترل‌شده‌تر انجام داد.

برای مثال:

کاربر ثبت‌کننده ← ثبت سند ← بررسی مسئول مالی ← تأیید ← گزارش‌گیری

یا در صورت وجود ایراد:

ثبت سند ← بررسی ← برگشت برای اصلاح ← اصلاح سند ← تأیید مجدد
این ساختار برای مجموعه‌هایی که چند نفر در فرآیند ثبت و کنترل اطلاعات مالی فعالیت می‌کنند، می‌تواند نظم بیشتری در گردش اسناد ایجاد کند.

۶. مدیریت وضعیت سفارش و اطلاع‌رسانی به مشتری

قابلیت وضعیت‌ها فقط به اسناد حسابداری محدود نمی‌شود. در برخی کسب‌وکارها لازم است سفارش مشتری نیز در مراحل مختلف قابل پیگیری باشد؛

برای مثال:

ثبت سفارش ← در حال آماده‌سازی ← تحویل به پیک ← تحویل به مشتری
ماژول مالی پیشرفته امکان تعریف وضعیت‌های موردنیاز را فراهم می‌کند و در سناریوهای مرتبط، می‌توان از این ساختار برای مدیریت فرآیند سفارش و اطلاع‌رسانی پیامکی به مشتری نیز استفاده کرد. این قابلیت می‌تواند برای مجموعه‌هایی مانند رستوران‌ها و کسب‌وکارهایی که سفارش مشتری چند مرحله دارد، کاربرد ویژه‌ای داشته باشد.

۷. گزارش‌گیری مالی بر اساس وضعیت‌های تعریف‌شده

وقتی برای اسناد و عملیات وضعیت تعریف می‌شود، گزارش‌گیری نیز می‌تواند هدفمندتر شود. در ماژول مالی پیشرفته امکان تهیه گزارش‌هایی مانند گزارش تراز حساب‌ها، فاکتورها و سایر گزارش‌های مالی بر اساس وضعیت‌های تعیین‌شده فراهم شده است. به این ترتیب مدیر یا مسئول مالی می‌تواند به جای بررسی تمام اطلاعات، داده‌های موردنظر خود را بر اساس وضعیت انتخاب کرده و گزارش مرتبط را مشاهده کند.

برای مثال:

این موضوع به‌خصوص در مجموعه‌هایی که فرآیند تأیید اسناد چندمرحله‌ای دارند، ارزش مدیریتی بالایی دارد.

ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز چه مشکلی را برای شما حل می‌کند؟

این ماژول صرفاً مجموعه‌ای از امکانات اضافی نیست؛ هدف آن این است که کنترل فرآیندهای مالی را از سطح ثبت اطلاعات به سطح مدیریت اطلاعات ارتقا دهد.

⏱ زمان ورود اطلاعات را کاهش دهید

با صدور دسته‌ای اسناد از طریق فایل Excel، ورود حجم زیادی از اطلاعات سریع‌تر انجام می‌شود.

🎯 ساختار حسابداری دقیق‌تری ایجاد کنید

با تفصیلی چندسطحی، اطلاعات مالی را متناسب با ساختار مجموعه تفکیک و مدیریت کنید.

🔄 اطلاعات را بین دوره‌های مالی جابه‌جا کنید

بدون اینکه مجبور باشید صدها یا هزاران سند را مجدداً به‌صورت دستی ثبت کنید.

🔐 گردش اسناد را کنترل کنید

با تعریف وضعیت و تعیین سطح دسترسی کاربران، فرآیند ثبت، بررسی و تأیید اسناد را منظم‌تر کنید.

📊 گزارش‌های هدفمندتری داشته باشید

گزارش‌های مالی را بر اساس وضعیت‌های تعریف‌شده بررسی کنید.

📱 وضعیت سفارش مشتری را مدیریت کنید

در فرآیندهای مناسب، مراحل آماده‌سازی و تحویل سفارش را مشخص کرده و اطلاع‌رسانی کنید.

ماژول مالی پیشرفته برای چه مجموعه‌هایی مناسب است؟

این ماژول به‌خصوص برای کسب‌وکارها و شرکت‌هایی مناسب است که حجم عملیات مالی بالایی دارند یا فرآیندهای حسابداری آن‌ها نیازمند کنترل و تفکیک بیشتری است؛ از جمله :
اگر حجم عملیات مالی شما زیاد شده، وقت آن است که فقط ثبت‌کننده اطلاعات نباشید، در یک کسب‌وکار حرفه‌ای، نرم‌افزار حسابداری فقط محلی برای ثبت فاکتور و سند نیست. وقتی حجم اطلاعات افزایش پیدا می‌کند، کنترل گردش اسناد، تعیین مسئولیت کاربران، تفکیک اطلاعات، انتقال داده‌ها و گزارش‌گیری هدفمند به اندازه ثبت اولیه اطلاعات اهمیت پیدا می‌کند.
ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز با تمرکز بر همین نیازها، ابزارهایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که مدیریت اطلاعات مالی را سریع‌تر،ساختاریافته‌تر و قابل‌کنترل‌تر می‌کند.
اگر در مجموعه شما روزانه تعداد زیادی سند ثبت می‌شود، چند نفر در فرآیند مالی فعالیت می‌کنند یا تاکنون با چالش‌هایی مانند انتقال اسناد بین سال‌های مالی، تفکیک اطلاعات و کنترل وضعیت اسناد مواجه شده‌اید، مالی پیشرفته می‌تواند یکی از کاربردی‌ترین ماژول‌های نرم‌افزار حسابداری نوین پرداز برای شما باشد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز و بررسی شرایط فعال‌سازی آن، با کارشناسان نوین پرداز در ارتباط باشید.

سوالات متداول

ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز چه امکاناتی دارد؟

از مهم‌ترین امکانات این ماژول می‌توان به صدور دسته‌ای اسناد از طریق فایل Excel، تعریف تفصیلی چندسطحی، انتقال اطلاعات و اسناد بین دوره‌های مالی، تعریف وضعیت برای اسناد و عملیات، مدیریت سطح دسترسی بر اساس وضعیت و گزارش‌گیری مالی بر اساس وضعیت‌های تعریف‌شده اشاره کرد.

آیا امکان انتقال اسناد بین سال‌های مالی وجود دارد؟

بله. یکی از قابلیت‌های مهم مالی پیشرفته، انتقال اطلاعات پایه، برگه‌ها و اسناد بین دوره‌های مالی یا دیتابیس‌های مختلف است. همچنین امکان انتخاب و فیلتر اطلاعات برای انتقال وجود دارد.

آیا می‌توان فقط برخی اسناد را منتقل کرد؟

بله. فرآیند انتقال امکان انتخاب اطلاعات و اعمال فیلتر بر اساس نوع عملیات و وضعیت اسناد را فراهم می‌کند.

آیا اطلاعات منتقل‌شده از دوره مالی مبدا حذف می‌شوند؟

در فرآیند انتقال، با فعال کردن گزینه مربوط به حذف اطلاعات پس از انتقال، اسناد و عملیات منتقل‌شده می‌توانند به‌صورت سیستمی از دوره مبدا حذف شوند.

آیا امکان تعریف چند سطح تفصیلی وجود دارد؟

بله. مالی پیشرفته امکان تعریف تفصیلی چندسطحی را برای مدیریت ساختاریافته‌تر اطلاعات مالی فراهم می‌کند.

آیا می‌توان برای اسناد وضعیت‌های مختلف تعریف کرد؟

بله. می‌توان وضعیت‌های متناسب با فرآیند کاری مجموعه تعریف کرد و برای کنترل دسترسی کاربران و گزارش‌گیری از آن‌ها استفاده کرد.

آیا امکان گزارش‌گیری بر اساس وضعیت اسناد وجود دارد؟

بله. یکی از کاربردهای سیستم وضعیت‌ها، امکان تهیه گزارش‌های مالی و عملیاتی بر اساس وضعیت‌های تعیین‌شده است.

فهرست مطالب

پیمایش به بالا