انتقال و جابجایی اطلاعات و اسناد حسابداری بین دوره ها و سال های مالی راهکاری هوشمند برای تفکیک عملیات ها، اصلاح و بستن دوره مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز ( بخش اول )
در بسیاری از کسبوکارها، بهویژه شرکتهایی که حجم بالایی از اسناد مالی، خرید و فروش، دریافت و پرداخت و عملیات حسابداری دارند، یکی از چالشهای مهم، انتقال صحیح اطلاعات بین دورههای مالی یا حتی بین دو دیتابیس مستقل است.
در ماژول مالی پیشرفته نوینپرداز به منظور سهولت در کار کاربران، فرآیند انتقال برگه ها و همچنین اسناد حسابداری را از یک شرکت به شرکت دیگر امکان پذیر می باشد. در این مقاله به بررسی این ویژگی بسیار کاربردی می پردازیم.
این فرآیند بهصورت سیستمی، سریع و قابلکنترل انجام میشود؛ بهگونهای که کاربر میتواند بر اساس نیاز خود، بخشی از اطلاعات پایه، اسناد و عملیات را از یک دوره مالی به دوره مالی دیگر یا از یک دیتابیس به دیتابیس مقصد دیگری منتقل کند.
حتی امکان اعمال فیلترهای دقیق بر اساس نوع سند و وضعیت طرف حسابها نیز وجود دارد؛ برای مثال، تنها اسناد خرید و فروش حقوقی یا فقط اسناد مربوط به یک گروه خاص از عملیات قابل انتقال به سال مالی دیگر هستند.
پیشنهاد می کنیم به جهت آشنایی با ویژگی وضعیت سند، نحوه تعریف وکاربرد آن در تهیه گزارشات در نرم افزار حسابداری نوین پرداز آموزش مربوط به کاربرد وضعیت اسناد در نرم افزار مالی حسابداری نوین پرداز را بررسی نمایید.
در ادامه برای جابجایی اطلاعات پایه و اسناد بین دوره های مالی از پنجره مربوطه می توانید ابتدا با انتخاب اطلاعات پایه و عملیات های مورد نیاز انتخاب کنید که چه اطلاعات و اسنادی به دوره مالی مقصد منتقل شوند.
امکانات مربوط به انتقال اطلاعات و اسناد بین دوره های مالی
- انتقال اطلاعات پایه ، نظیر طرف حساب ها، کدینگ حسابداری، کالاها و …
- امکان انتقال اسناد حسابداری و برگه ها ، به تفکیک دسته بندی و وضعیت برگه ها
- امکان حذف عملیات ها و اسناد منتقل شده به دوره مالی مقصد، از دوره مالی مبدا بصورت اتومات
کسب و کارها و تیم های مالی چه زمانی به تفکیک و انتقال اطلاعات و اسناد نیاز دارند ؟
بسیاری از شرکتها، خواسته یا ناخواسته در مسیر عملیات حسابداری خود با چالشهای ساختاری مواجه میشوند، که مدیریت آنها بدون ابزارهای هوشمند غیرممکن است. در بیشتر اوقات کسبوکارها با معضل «انباشت غیرمنطقی دادهها و اسناد » روبهرو میشوند :
- تداوم ناخواسته در ثبت اسناد : زمانی که اسناد ماههای ابتدایی سال جدید، همچنان در دوره مالی قبلی ثبت میشوند و عملاً مرز مشخصی بین دو سال مالی باقی نمیماند.
- خطای محاسباتی در شناسایی زمان دقیق پایان طول دوره مالی : عدم آگاهی از زمان دقیق بستن سال مالی که منجر به تشکیل دوره های مالی با طول دوره بیش از ۱۲ ماه میشود؛ موضوعی که تهیه صورت های مالی و گزارشات استاندارد را با اختلال جدی مواجه میکند.
- نیاز به تفکیک در لحظه : وقتی کسبوکار به این نتیجه میرسد، که برای شفافیت در عملکرد یا تغییر ساختار مدیریتی، باید یک دوره مالی طولانی را به دو یا سه دوره مجزا تقسیم کند.
مثال:
فرض کنید حسابدار یک مجموعه از ابتدای فروردین ۱۴۰۴ تا نیمه خرداد ۱۴۰۵، تمام اسناد را در یک دوره مالی ثبت کرده است. در میانه خرداد ۱۴۰۵، مدیریت تصمیم میگیرد که برای تفکیک عملکرد و تهیه هدفمند صورت های مالی، دوره مالی را به دو دوره مالی مستقل تقسیم کند. در حالت سنتی، این یک فرایند بسیار سخت و زمان بر است! اما با این قابلیت ماژول مالی پیشرفته نوینپرداز، این عملیات نه تنها ممکن، بلکه با سرعت بسیار بالا می توانید انجام دهید.
با این راهکار، دیگر نیازی به ثبت دستی صدها یا هزاران سند نیست؛ فرآیند جابهجایی اسناد بین دیتابیسها یا دورههای مالی در کمترین زمان ممکن، با دقت بالا و حفظ یکپارچگی اطلاعات صورت میگیرد.
در این شرایط، لازم است اسناد مربوط به سال مالی ۱۴۰۵ از دورهی ۱۴۰۴ تفکیک شود و به دیتابیس یا دوره مالی جدید منتقل شوند؛ بهطوری که اسناد مربوط به ۱۴۰۵ از دیتابیس مبدا حذف و در دوره مقصد ثبت شوند.
این کار اگر توسط حسابدار بصورت دستی انجام شود، هم زمانبر است و هم ریسک خطای انسانی در آن بسیار بالاست.
اما به کمک این قابلیت نرم افزار حسابداری نوینپرداز، این عملیات در کوتاهترین زمان و با دقت بالا انجام میشود.
یکی از ویژگیهای ارزشمند این ماژول، امکان انتقال اطلاعات با فیلترهای دقیق است.
کاربر میتواند مشخص کند :
- چه نوع اسنادی منتقل شوند (به عنوان مثال فقط برگه های مربوط به خرید و فروش منتقل شوند)
- کدام وضعیت خاص از عملیات های مالی در انتقال اطلاعات و اسناد لحاظ شود.
- چه اطلاعاتی در مبدا باقی بمانند یا حذف شوند.
این قابلیت برای سناریوهایی مانند تفکیک اسناد حقیقی و حقوقی در خرید و فروش، یا انتقال و یا جداسازی بخشی از عملیات یک بازه زمانی، بسیار کاربردی است.
مراحل پیشنهادی پیش از انتقال اطلاعات
1) تهیه تراز آزمایشی حساب ها قبل تفکیک دوره مالی و انتقال اسناد
یکی از مهمترین اقدامات، تهیه تراز حسابها در دوره مالی مبدا تا تاریخ ۲۹ اسفند می باشد.
در این مرحله، باید ترازها حساب ها در سطح کل، معین و تفصیلی تهیه شود و به دقت بررسی شود. این گزارش، «نقشه راه» و مرجع اصلی شما برای صحتسنجی در مراحل نهایی این آموزش و انجام صحیح این فرایند بسیار کاربردی است.
2) انجام تنظیمات فرایند انتقال که در ابتدا باید اطلاعات پایه انتخاب و منتقل شوند و در ادامه انتقال مربوط به اسناد و عملیات ها انجام شود.
3) آغاز فرایند انتقال عملیات ها به دوره مالی مقصد و پاکسازی دوره مالی مبدا از اطلاعات و اسناد مربوط به سال 1405
نکته : با فعال کردن گزینه (پس از انتقال اطلاعات به سال مالی دیگر از سال مالی جاری حذف می شوند ) در واقع تمام اسناد و عملیات های مالی دوره 3 ماه ابتدای سال 1405 از دوره مالی 15 ماهه به طور کامل پاک می شوند و بصورت اتومات به دوره مالی مقصد منتقل می شوند.
برای اینکه این فرایند بهدرستی و با اطمینان کامل انجام شود، انجام چند مرحله کنترلی ضروری است :
الف) کنترل انتقال صحیح عملیات خرید و فروش، خزانه و اسناد حسابداری و غیره.
در اولین گام باید بررسی شود که تمام عملیات مرتبط با خرید و فروش، دریافت، پرداخت به درستی به دیتابیس مقصد منتقل شده باشند. این کنترل کمک میکند اطمینان حاصل شود هیچ سندی جا نمانده و هیچ اطلاعاتی به اشتباه تکرار نشده است.
ب) اگر اختلافی مشاهده شد، لازم است بررسی دستی و موردی انجام شود تا منبع مغایرت مشخص گردد، و نسبت به رفع این مغایرت ها اقدام شود که البته این اتفاق بسیار نادر است، معمولا اگر تنظیمات شما صحیح باشد، تمام برگه ها بصورت اتومات منتقل می شوند.
مطلب مهم
مطلب پیشنهادی
