انتقال سال مالی
در این مقاله به انجام عملیات بستن حساب ها در پایان سال مالی و نحوه انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز بطور کامل و مشروح می پردازیم. همچنین بطور مختصر با مفهوم سال مالی، حساب های موقت و دائم و مزیت های بستن سال مالی آشنا می شویم.
نکات مهم قبل از شروع عملیات انتقال سال مالی
• با توجه به اینکه این آموزش بر اساس نرم افزار حسابداری نوین پرداز ورژن 6 یا ورژن های بالاتر می باشد، یکی از عملیات هایی که قبل از شروع عملیات انتقال سال مالی باید انجام شود، آپدیت نرم افزار حسابداری به آخرین آپدیت ارائه شده می باشد.
• عملیات انتقال سال مالی در مجموعه هایی که نرم افزار حسابداری نوین پرداز نسخه کلاینت یا نسخه کیوسک سفارشگیر مورد استفاده قرار می گیرد، حتما باید از سیستم اصلی انجام شود در غیر اینصورت فرآیند انتقال سال مالی با مشکل مواجه خواهد شد.
آموزش ویدئویی انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
آشنایی با مفهوم سال مالی (دوره مالی)
به صورت کلی به دوره 12 ماههای که اصناف و شرکت ها برای اهداف مالی و حسابداری خودشون در نظر میگیرند، سال مالی یا دوره مالی گفته می شود.
اصولا سال مالی از ابتدای فروردین هر سال شروع شده و به آخرین روز اسفندماه همان سال منتهی می شود که به این بازه، سال مالی تقویمی هم گفته میشود. اما ممکن است شرکتی رویدادهای مالی خودش را طبق سال مالی تقویمی انجام ندهد، مثلا در مجموعه های آموزشی مثل بعضی از دانشگاه ها سال مالی را از اول مهرماه حساب می نمایند و شرکت های بورسی معمولا سال مالی خود را از اول فروردین ماه محاسبه می کنند، بنابراین دوره مالی در هر شرکتی میتواند متفاوت باشد.
بستن حساب ها و انتقال سال مالی
بستن سال مالی عملیاتی است که در پایان هر دوره مالی انجام میشود، یعنی در پایان دوره مالی، اصناف و شرکت ها باید تمامی رویدادهای مالی دوره جاری را ببندند.
بستن حساب های هر کسب و کاری مهم ترین عملیاتی است که در پایان هر دوره مالی باید صورت بگیرد. چرا که با بستن حسابها اساسی ترین رکن آن که محاسبه سود و زیان است اتفاق می افتد.
مزیت های بستن حساب ها و انتقال سال مالی
– همانطور که گفته شد، یکی از مزیت های اصلی این کار، محاسبه سود و زیان می باشد که طبیعتا انجام آن به دریافت گزارش های دقیق مالی و تفکیک سود و زیان هر دوره منتهی می شود.
– یکی دیگر از این مزایا، جلوگیری از افزایش بی رویه شماره ی اسناد و فاکتورها می باشد که با انجام آن، سندها و فاکتورهای سال مالی جدید از شماره یک شروع خواهند شد و این کار را برای شرکت خیلی راحت تر می نماید.
– در بین این مزایا می توانیم به کاهش حجم بانک اطلاعاتی و سبک شدن نرم افزار هم اشاره کنیم که بصورت چشم گیری باعث بهبود عملکرد و سرعت نرم افزار خواهد شد.
یکی از دغدغه هایی که ممکن است در زمان انتقال سالی مالی ایجاد شود، وجود اسنادی است که هنوز در نرم افزار حسابداری ثبت نشده اند، مانند: سند استهلاک اموال، انبارگردانی آخر سال برای ثبت موجودی واقعی کالاها، ثبت تمامی فاکتورهای خرید یا فروش، سندهای دریافت یا پرداخت و یا اسناد مشابه که اصولا ثبت آنها یا زمان بر است یا بخاطر امور پایان سال، وقت ثبت آنها را ندارید و از طرفی دیگر به دلایلی مجبور به انتقال سال مالی می باشید.
با قابلیت انتقال اسناد و حساب ها بین سال های مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
- با خیال راحت عملیات انتقال سال مالی را انجام دهید.
- در سال مالی قبلی، اسناد ثبت نشده مانند: فاکتورها، دریافت، پرداخت، استهلاک اموال و اسناد مشابه را ثبت نمایید.
- انبارگردانی پایان دوره و سند اختتامیه را مجددا صادر نمایید.
- با قابلیت انتقال اسناد بین سال های مالی، انبارگردانی ابتدای دوره و سند افتتاحیه سال مالی جدید را بروزرسانی نمایید.
شروع عملیات انتقال سال مالی
جهت شروع عملیات انتقال سال مالی ابتدا از منوی امکانات گزینه بازسازی اطلاعات را انتخاب نمایید. این کار نسبت به حجم اطلاعات شما ممکن است زمان بر باشد، پس تاکید می شود تا پایان عملیات منتظر بمانید.
بازسازی اطلاعات، اسناد و حساب هایی که ممکن است دارای خطا یا مغایرت باشند را به شما نمایش می دهد که باید این مغایرت ها را رفع نمایید، در غیر اینصورت در فرآیند عملیات انتقال سال مالی با خطاهای متعددی مواجه خواهید شد.
بعد از بازسازی اطلاعات و رفع مغایرت ها، باید از اطلاعات نرم افزار پشتیبان گیری نمود. این عملیات یکی از مهم ترین عملیات هایی است که بصورت مداوم و در طی سال باید انجام شود. پشتیبان گیری باعث می شود در مواقع ضروری مثل تعویض ویندوز ، بتوانید اطلاعات قبلی را بازگردانی کنید.
جهت پشتیبان گیری، از منوی امکانات، گزینه پشتیبان گیری اطلاعات را انتخاب نمایید.
در پنجره ظاهر شده، ابتدا رمز مدیریتی را وارد کنید، و پس از آن با کلیک روی دکمه سه نقطه مربوطه، مسیر پشتیبان گیری و نام فایل پشتیبان را مشخص نمایید.
توجه داشته باشید، پیشنهاد می شود پشتیبان گیری در درایوی به جز درایو C انجام گیرد و از استفاده نام فارسی در مسیر و نام فایل پشتیبان خودداری شود.
بعد از انتخاب دکمه تایید منتظر بمانید تا عملیات بطور کامل انجام شود.
حالا می توانید از منوی امکانات، گزینه عملیات سال مالی و بعد از آن انتقال سال مالی را انتخاب کنید.
در اولین مرحله از مراحل اصلی انتقال سال مالی، به این نکته اشاره شده است که اگر از محصولات حسابداری همراه، حسابداری شعب، فروشگاه اینترنتی و محصولات مشابه نوین پرداز استفاده می کنید، پیشنهاد می شود قبل از شروع عملیات انتقال سال مالی، از ثبت کلیه فاکتورها و اسناد این محصولات و ارسال اسناد ثبت شده به نرم افزار حسابدار ی، اطمینان حاصل نمایید.چنانچه از سرویس های آنلاین ما استفاده میکنید، حتما تیک همگام سازی با سرور رو سمت سرور حسابداری غیر فعال کنید
دقت داشته باشید، در حین عملیات انتقال سال مالی هیچ کاربری از طریق هیچ نرم افزاری مجاز به ثبت سند نخواهد بود.
در مرحله بعد، تاریخ بستن دوره مالی نمایش داده شده
تاریخ بستن دوره مالی باید با تاریخی که جهت انتهای دوره مالی در نظر گرفته شده است، یکسان باشد و در صورت مشاهده پیغام هشدار مربوط به مغایرت، باید تاریخ بستن دوره مالی را با تاریخ انتهای دوره مالی یکسان نمایید.
در مرحله بعد، تاریخ اسناد ثبت شده بررسی می شود و در صورت وجود اسنادی که تاریخ ثبت آنها پس از تاریخ پایان دوره باشد، نرم افزار از ادامه عملیات انتقال سال مالی جلوگیری می کند.
جهت شناسایی این اسناد می توانید روی دکمه مشاهده لیست اسناد کلیک نمایید و در ادامه در جستجوی اسنادی باشید که تاریخ ثبت آنها پس از تاریخ پایان دوره می باشند.
در مرحله پشتیبان گیری از اطلاعات می توانید مجددا عملیات پشتیبان گیری را انجام دهید.
توجه: توصیه می شود در این مرحله حتما از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
در مرحله بعد، کنترل مغایرت در فاکتورهای خرید، فروش، فاکتورهای امانی یا فاکتورهای مشابه انجام می گیرد. در صورت نمایش مغایرت، با کلیک بر روی دکمه مشاهده ای که مقابل هر گزینه قرار گرفته است می تونید فاکتورهای مربوطه را مشاهده و ویرایش کنید.
در انتقال دوره مالی، فاکتورهای امانی و بی تاثیر در کاردکس انتقال داده نمی شوند. البته با استفاده از زیربسته مالی پیشرفته شما می توانید بعدا فاکتورها و اسنادتان رو بین سال های مالی جابجا کنید
در مرحله بعد این نکته متذکر شده است که اگر برای مشتریان، اشخاص و شرکت ها، اسنادی وجود دارد که هنوز ثبت نشده اند (مانند فاکتورهای خرید و فروش، دریافت و پرداخت ها، فاکتورهای مرجوعی یا سندهای مشابه) قبل از ادامه عملیات، نسبت به ثبت آنها اقدام نمایید.
در مرحله بعد به کنترل حساب های هزینه و درآمد و اطمینان از ثبت همه اسناد مربوطه، اشاره شده است.
بطور کلی حساب های هزینه و درآمد، در گروه حساب هایی هستند که باید مانده آنها در پایان سال مالی صفر شود و اصطلاحا به حساب سودوزیان یا همان عملکرد بسته شود.
در حسابداری به این نوع حساب ها، حساب های موقت گفته می شود، مانند:
- هزینه حقوق پرسنل
- هزینه استهلاک بعضی از دارایی ها و اموال
- ثبت هزینه مطالبات سوختی مشتریان
- هزینه آب، برق، گاز و اجاره
- درآمدهای حاصل از خدمات
به این نکته توجه داشته باشید، هر چقدر اسناد مربوط به این نوع حساب ها را درست تر ثبت کنید، در زمان نیاز می توانید گزارش سود و زیان واقعی تری بدست بیاورید.
کنترل و ثبت اسناد مربوط به تعدیل حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله عملیاتی است که در مرحله بعد به آن اشاره شده است.
اگر بخواهیم برای این نوع حساب ها مثالی بزنیم، می توانیم به پیش پرداخت اجاره اشاره کنیم.
وقتی شما هزینه یک سال اجاره خود را ابتدای قرارداد پرداخت می کنید در واقع باید در هر ماه هزینه مربوط به اجاره همان ماه شناسایی شود و سند مربوط به آن را ثبت نمایید، یا بطور ساده تر باید هزینه اجاره در هر ماه سرشکن شود.
این عملیات در پایان هر دوره مالی هم باید انجام شود بدین صوتر بخشی از این پیش پرداخت بعنوان هزینه شناسایی می شود و مانده این حساب بعنوان یک حساب دائم به سال مالی جدید منتقل خواهد شد.
عملیات مهم دیگری که در مرحله کنترل اسناد دریافتنی به آن اشاره شده، تعیین وضعیت تمام چک هایی است که از اشخاص دریافت شده اند.
بطور مثال اگر چکی بعد از واگذاری به بانک، وصول شده، وضعیت این چک در نرم افزار حسابداری هم باید وصول شده باشد در غیر اینصورت در کمترین حالت، حساب بانک شما با مانده اشتباه به سال مالی جدید منتقل خواهد شد.
در مرحله بعد به تعیین وضعیت اسناد پرداختنی یا چک های پرداخت شده اشاره شده. که این نوع چک ها هم مثل چک های دریافتنی باید تعیین وضعیت شوند.
به این نکته توجه داشته باشید، فقط چک هایی به سال مالی جدید منتقل خواهند شد که در این وضعیت ها باشند:
– چک های موجود
– چک های واگذار شده به بانک
– چک های خرج شده ای که سررسید آنها بعد از تاریخی است که در این مرحله در نظر گرفته می شود.
در مرحله بعد به کنترل موجودی صندوق ها و بانک ها اشاره شده. یعنی وجود مغایرت بین موجودی واقعی این دو حساب و موجودی نمایش داده شده در نرم افزار به معنی امکان وجود اسنادی است که هنوز ثبت نرم افزار حسابداری نشده اند یا ثبت اسنادی با مبالغ اشتباه که باید ثبت یا اصلاح شوند. در صورت اطمینان از این مانده این دو حساب می توانیم به مرحله کنترل موجودی کالاها برویم. توجه داشته باشید که ماهیت حساب بانک و صندوق بدهکار است
کنترل موجودی ریالی و تعدادی کالاها یکی دیگر از موارد بسیار مهمی است که در عملیات انتقال سال مالی باید انجام شود.
اما بهترین حالت این است که قبل از شروع عملیات انتقال دوره مالی، طی یک انبارگردانی، موجودی واقعی کالاهای خود را در نرم افزار حسابداری وارد کرده باشید. در صورتی که این عملیات را انجام نداده اید، در این مرحله باید عملیات های کنترل موجودی کالا و صدور انبارگردانی اختتامیه را انجام دهید.
در صورت فعال بودن گزینه صفر کردن موجودی منفی، به این معنی است که در کالاهای تعریف شده، کالاهایی وجود دارن که موجودی اون ها منفی شده است.
با کلیک روی این گزینه، یک برگه ی انبارگردانی باز خواهد شد. گزینه ای که در این قسمت به سرعت کار شما کمک خواهد کرد، صفر کردن موجودی کالاهای دارای مانده ی منفی است که با انتخاب آن مانده منفی تمام کالاها صفر می شود.
نکته مهمی که در عملیات های انبارگردانی وجود دارد این است که در این عملیات ها، ستون فی باید دارا یم مبلغ باشد در غیر اینصورت، نرم افزار از ثبت اون جلوگیری خاهد کرد. پس در صورتی که ستون فی کالاهای دارای مانده منفی، صفر می باشد، باید برای آنها مبلغی را وارد نمایید.
در صورت استفاده از گزینه اصلاح دسته ای فی واحد کالاهای فاقد فی، برای کلیه کالاهای فاقد فی، مبلغ 1 در نظر گرفته می شود.
البته تاکید می شود این راه حل از نظر حسابداری غیر استاندارد می باشد اما برای آن دسته از مشتریانی که بدنبال بدست آوردن سود و زیان نیستند می تواند کارآیی داشته باشد.
بعد از ثبت این برگه، نوبت به صدور انبارگردانی اختتامیه است. با انتخاب این گزینه، یک برگه انبارگردانی دیگر باز می شود که بصورت خودکار مانده تمام کالاهای مانده دار، صفر شده و منطقا این مانده پایان دوره، بعنوان موجودی ابتدای دوره کالاها در سال مالی بعدی لحاظ خواهد شد.
در انبارگردانی اختتامیه، مجاز به وارد کردن مقدار واقعی نخواهید بود و در صورت نیاز فقط می توانید مقدار فی را ویرایش کنید.
بعد از کنترل موجودی کالاها، به مرحله کنترل صورت سود و زیان و ترازنامه منتقل خواهید شد که با انتخاب گزینه مشاهده ترازنامه یا صورت سود و زیان، میتوانید گزارش مربوط به هر قسمت را مشاهده کنید.
در مرحله بعد باید سند بستن حساب های موقت را ثبت نمایید
یکی از قابلیت های کاربردی نرم افزار حسابداری نوین پرداز این است که طبق سندهای درآمد و هزینه ای که در طی دوره ثبت شده اند، سند بستن حساب های موقت را بصورت خودکار آماده می کند که در این مرحله بعد از کلیک روی گزینه صدور سند بستنن حساب های موقت، این سند قابل مشاهده است، بعد از مرور آن، سند را ثبت نمایید تادکمه مرحله بعد، فعال شود.
در مرحله بعد، به کنترل و بستن حساب برداشت صاحبان سهام اشاره شده است.
بطور کلی حساب برداشت، به حسابی گفته می شود که صاحب یا صاحبان کسب و کار، وجه نقد یا اموال دیگه ای را برای مصارف شخصی خود استفاده می کنند. در صورت عدم بازگشت این اموال، باید معادل مانده آن، حساب سرمایه را بدهکار و حساب برداشت را بستانکار نمایید در غیر اینصورت قادر به ادامه عملیات انتقال سال مالی نخواهید بود.
در صورتی فعال بودن گزینه مربوط به بستن حساب برداشت، با کلیک بر روی این گزینه، سند بستن این حساب باز خواهد شد و می توانید بعد از چک کردن سند، آن را ذخیره کنید و بعد از این کار، دکمه مرحله بعد فعال خواهد شد.
حالا نوبت به صدور سند اختتامیه می رسید، که مربوط می شود به بستن حساب های دائم یا ترازنامه ای و انتقال مانده ی حساب های انتظامی.
بطور ساده در حسابداری به حساب هایی که در عملیات انتقال دوره مالی، مانده آنها به دوره مالی جدید منتقل می شود، حساب های دائم یا ترازنامه ای گفته می شود که شامل حساب های دارایی، بدهی و سرمایه است .
و به حساب های مربوط به اسنادی که بعنوان وثیقه دریافت یا پرداخت می شوند و قابل وصول نیستند حساب های انتظامی گفته می شود، مانند: چک ضمانت.
به این نکته توجه داشته باشید در سند اختتامیه حساب هایی که با مانده ی بستانکار وجود دارند، بدهکار شده و حساب هایی که مانده بدهکار دارند، بستانکار می شوند. به این نوع ثبت، ثبت معکوس می گویند.
اتفاقی که در سال مالی جدید رخ خواهد داد، طی یک سند افتتاحیه، مانده واقعی حساب ها، بعنوان مانده ابتدای دوره برای آنها ثبت خواهد شد.
بعد از کلیک روی صدور سند اختتامیه، این سند مشاهده خواهد شد. این سند را نیز پس از بررسی و اطمینان از صحت آن ذخیره نمایید تا دکمه بعدی فعال شود.
در مرحله ایجاد دوره مالی جدید
– اولین قسمت نمایش داده شده مربوط به نام شرکت می باشد که طبق اطلاعات قبلی بصورت پیش فرض پر شده است.
– در قسمت بعدی، تاریخ شروع و پایان دوره مالی فعلی، طبق مقادیری که در هنگام ایجاد دوره مالی در نظر گرفته اید، نمایش داده شده.
– در قسمت مهم بعدی، می تونید طبق سیاست و روش کاری خود، بازه زمانی سال مالی جدید را بصورت سالانه، فصلی یا بازه زمانی دلخواه انتخاب کنید.
دقت داشته باشید، همانطور که در پیغام هشدار این مرحله نمایش داده شده در صورتی که فاصله زمانی پایان دوره مالی جاری با شروع سال مالی جدید بیشتر از یک روز باشد، در صورتی که سند یا اسنادی با تاریخ قبل از شروع سال مالی ثبت شوند در حساب ها مغایرت بوجود خواهد آمد. پس تاکید می شود در انتخاب بازه زمانی دقت کافی را داشته باشید.
در صورت تمایل می توانید در قسمت های شرح سند افتتاحیه و شرح اقلام افتتاحیه، شرح دلخواه خود را وارد کنید و بعد از آن روی گزینه ایجاد بانک اطلاعاتی کلیک کنید و منتظر بمانید تا نرم افزار، بانک اطلاعاتی و جداول مربوطه را ایجاد نماید.
دقت داشته باشید فرآیند ایجاد بانک اطلاعاتی زمان بر خواهد بود، پس تا اتمام عملیات و فعال شدن دکمه مرحله بعد، منتظر بمانید.
در مرحله بعد، از بین اطلاعات پایه، می توانید گزینه های مورد نظر خود را جهت انتقال به دوره مالی جدید را انتخاب نمایید.
دقت داشته باشید بطور پیشفرض همه گزینه ها انتخاب شده و پیشنهاد می شود به جز شرایط استثنا، از تغییر در انتخاب این گزینه ها خودداری نمایید.
در مرحله انتقال سند و انبارگردانی افتتاحیه نیز مثل انتقال اطلاعات می توانید در مورد انتقال یا ثبت برخی اسناد در سال مالی جدید تصمیم گیری کنید. که مهمترین آنها، دو گزینه صدور سند افتتاحیه و صدور انبارگردانی افتتاحیه می باشد.
اگر تصمیم دارید که کلیه حساب های تعریف شده مثل اشخاص، صندوق ها و بانک ها بدون مانده به سال مالی بعد منتقل شوند باید گزینه صدور سند افتتاحیه را غیر فعال کنید و اگر در نظر دارید کالاهای تعریف شده، بدون موجودی به سال مالی جدید منتقل شوند، می توانید گزینه صدور انبارگردانی افتتاحیه را غیر فعال کنید.
در مرحله بعد می توانید کلیه اسناد ثبت شده در دوره مالی جاری را دائمی کنید.
یکی از عملیات هایی که معمولا حسابداران و مدیران مالی در طی دوره مالی و بعد از انتقال سال مالی انجام می دهند، دائمی کردن اسناد می باشد که نتیجه این عملیات جلوگیری از ویرایش اسناد توسط کاربران خواهد بود.
و در مرحله پایانی با کلیک بر روی دکمه مرحله بعد، عملیات انتقال سال مالی به پایان خواهد رسید.
پس از انتقال سال مالی، مجاز به ثبت سند در دوره مالی قبلی نخواهید بود مگر آنکه طبق نکته ای که در قسمت «مزیت های بستن حساب ها و انتقال سال مالی» به آن اشاره شد، مجبور به انجام عملیات انتقال سال مالی می باشید اما هنوز موفق به ثبت برخی اسناد نشده اید.
