با سلام و درود خدمت شما همراهان گرامی شرکت نوین پرداز
تو این مقاله به آموزش انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز می پردازیم. همچنین بطور مختصر به مفهوم سال مالی، تعریف حساب های موقت و دائم و مزیت های بستن سال مالی خواهیم پرداخت.
آموزش ویدئویی انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
قبل از شروع آموزش به این نکات توجه کنید :
از آنجا که خدمات دهی و پشتیبانی نرم افزار حسابداری ورژن 5 از ابتدای سال 1402 به پایان خواهد رسید، از این به بعد تمام آموزش هایی که منتشر میشود بر اساس ورژن 6 خواهد بود.
پس یکی از نکات الزامی انتقال سال مالی و استفاده از پشتیبانی همکاران ما در مجموعه نوین پرداز، آپدیت نرم افزار حسابداری به ورژن 6 خواهد بود.
نکته بسیار مهم بعدی این است که اگه دارای کلاینت و سرور هستید ، یعنی در مجموعه ی شما یک سیستم اصلی وجود دارد که سیستم های دیگر، اطلاعات را از روی آن سیستم اصلی دریافت میکنند حتما انتقال سال مالی باید از طریق همون سیستم اصلی انجام شود در غیر اینصورت در عملیات انتقال سال مالی با مشکل مواجه میشوید.
برای درک بهتر باید با یک سری مفاهیم آشنا باشیم که در ادامه به آن می پردازیم :
مفهوم دوره مالی
به صورت کلی به دوره 12 ماهه‌ای که اصناف و شرکت ها برای اهداف مالی و حسابداری خودشون در نظر می‌گیرند، سال مالی گفته میشود.
اصولا سال مالی از ابتدای فروردین هر سال شروع میشود و به آخرین روز اسفندماه همون سال منتهی میشود ، که به این بازه، سال مالی تقویمی میگویند اما ممکنه شرکتی رویدادهای مالی خودش را طبق سال مالی تقویمی انجام ندهد، مثلا در مجموعه های آموزشی مثل بعضی از دانشگاه ها سال مالی را از اول مهرماه حساب میکنند اما شرکت های بورسی معمولا سال مالی خودشان را از اول فرودین ماه محاسبه میکنند؛ بنابراین دوره مالی در هر شرکتی میتواند متفاوت باشد.
فرآیند بستن و انتقال سال مالی
بستن سال مالی فرآیندی است که در پایان هر دوره مالی انجام میشود، یعنی در پایان دوره مالی اصناف و شرکت ها باید تمامی رویدادهای مالی دوره جاری را ببندند.
بستن حساب های هر کسب و کاری مهم ترین عملیاتی است که در پایان هر دوره مالی باید صورت گیرد. چرا که با بستن حسابها اساسی ترین رکن آن، که محاسبه سود و زیان است اتفاق می افتد.
مزیت های بستن و انتقال سال مالی
همونطور که گفتیم، یکی از مزیت های اصلی این کار، محاسبه سود و زیانه که طبیعتا انجام آن به دریافت گزارش‌های دقیق مالی و تفکیک سود و زیان هر دوره منتهی میشود.
یکی دیگر از این مزایا جلوگیری از افزایش بی رویه شماره ی اسناد و فاکتورها است که با انجام آن، سندها و فاکتورهای سال مالی جدید از شماره 1 شروع میشوند و این کار را برای شرکت خیلی راحت تر میکند.
در بین این مزایا میتوانیم به کاهش حجم بانک اطلاعاتی و سبک شدن نرم‌افزار هم اشاره کنیم که باعث میشود عملکرد و سرعت نرم افزار به‌صورت چشمگیری بهتر شود.
طبق استانداردهای حسابداری حسابدار هر مجموعه باید قبل از عملیات بستن و انتقال دوره مالی تمامی فاکتور های خرید،فروش،برگشت از خرید،برگشت از فروش و فاکتور های مشابه و اسنادی مثل استملاک اموال و انبارگردانی آخر سال، دریافت و پرداخت رو بطور کامل ثبت کرده باشد. اما اگر شما به دلایل مختلف مثل انجام امور انتها سال ، وقت برای ثبت این اسناد ندارید و از طرف دیگه مجبور هستید که انتقال سالی مالی رو انجام بدید .
اصلا نگران نباشید ، نرم افزار حسابداری نوین پرداز این امکان را به شما میدهد که انتقال سال مالیتان را بزنید و بعد در یک فرصت مناسب در سال مالی قدیمیتان ثبت اسناد به تاخیر افتاده را انجام بدید و بعد از آن، در یک عملیات جداگانه سند افتتاحیه و انبارگردانی سال مالی جدید رو بروز کنید.
در رابطه با بروزرسانی این اسناد یک مقاله و ویدیو برای شما آماده کردیم که می توانید از سایت novinp.com دریافت کنید.
برای شروع انتقال سال مالی حتما از منوی امکانات گزینه بازسازی اطلاعات رو انتخاب کنید. این کار نسبت به حجم اطلاعات شما ممکنه زمان زیادی ببرد، پس تاکید میشود منتظر بمانید تا عملیات بصورت کامل انجام شود.
بازسازی اطلاعات، اسناد و حساب هایی که ممکنه دارای خطا یا مغایرت باشند را به شما نمایش میدهد که باید این مغایرت هارا رفع کنید وگرنه در فرآیند عملیات انتقال سال مالی با خطاهای متعددی مواجه خواهید شد.
حالا می توانید از منوی امکانات، گزینه عملیات سال مالی و بعد از اون انتقال سال مالی رو انتخاب کنید. اولین پنجره ای که با آن مواجه میشوید، خروج کاربران از نرم افزارهای وابسته است.
اگر از نسخه های حسابداری همراه، حسابداری شعب و کلاینت های مشابه استفاده می کنید، پیشنهاد میشوید قبل از شروع عملیات انتقال سال مالی، به کاربران این نرم افزارها اعلام کنید که اگر سندهایی دارند که هنوز ثبت نکردند، آن هارا ثبت کنند.
بعد از این همه کاربران باید از نرم افزار خودشان خارج بشوند ، و در حین عملیات انتقال سال مالی دیگر هیچ کاربری مجاز به ثبت سند جدیدی نیست.
در مرحله بعد توضیحات مختصری در مورد مفهوم انتقال دوره مالی داده شده است ، با کلیک روی دکمه بعدی پنجره عدم ثبت اسناد به تاریخ آینده برای شما نمایش داده میشود.
توجه داشته باشید اگر دکمه بعدی برای شما فعال باشد، می توانید به ادامه عملیات بپردازید اما اگر این دکمه غیر فعال بود یعنی سندهایی را ثبت کردید که بعد از تاریخی می‌باشد که برای پایان دوره در نظر گرفتید.
برای شناسایی این سندها می توانید از منوی گزارشات، گزارشات اسناد استفاده کنید، و بعد از گزارش گیری بر اساس کلیه تاریخ ها، سند مورد نظر را پیدا کنید و اصلاحش کنید.
بطور مثال سند فروشی داریم که به اشتباه به تاریخ آینده ثبت شده است ، می توانیم آن را با زدن کلید F7 باز کنیم و تاریخش را به زمان درست خودش برگردانیم سپس با اصلاح این سند دکمه بعدی فعال خواهد شد.
پشتیبان گیری از اطلاعات نرم افزار یکی از عملیات های مهمی است که باید قبل از انتقال سال مالی انجام داد، در این مرحله می توانید با انتخاب گزینه تهیه نسخه پشتیبان در مسیر مورد نظرتان، این پشتیبان گیری رو انجام بدهید.
در مرحله بعد به این نکته توجه داشته باشید که اگر برای مشتریان، اشخاص و شرکت ها، اسنادی را که هنوز ثبت نکردید، مثل فاکتورهای خرید و فروش، دریافت و پرداخت ها، فاکتورهای برگشت از فروش و برگشت از خرید و سندهای مشابه، آن ها را ثبت کنید و بعد ادامه عملیات را انجام بدهید.
در مرحله بعد به کنترل حساب های هزینه و درآمد و اطمینان از ثبت همه اسناد مربوطه، اشاره شده است .
بطور کلی حساب های هزینه و درآمد، در گروه حسابهای سود و زیان هستند که باید مانده آنها در پایان سال مالی صفر شود و اصطلاحا به حساب سودوزیان یا همون عملکرد بسته شود.
در حسابداری به این نوع حساب ها، حساب های موقت گفته میشود که بطور مثال می توانیم به این موارد اشاره کنیم :
- هزینه حقوق پرسنل
- هزینه استهلاک بعضی از دارایی ها و اموال
- ثبت هزینه مطالبات سوختی مشتریان
- هزینه آب، برق، گاز و اجاره
- درآمد حاصل از خدمات
به این نکته توجه داشته باشید که هرچقدر اسناد مربوط به این نوع حساب ها را درست تر ثبت کنید، در زمان نیاز می توانید گزارش سود و زیان واقعی تری بدست بیارید.
کنترل و ثبت اسناد مربوط به تعدیل حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله عملیاتی است که این مرحله بعد به آن اشاره شده است .
اگر بخواهیم برای این نوع حساب ها مثالی بزنیم، می توانیم به پیش پرداخت اجاره اشاره کنیم.
وقتی شما هزینه یک سال اجاره خودتان را ابتدای قرارداد پرداخت می کنید در واقع باید در هر ماه هزینه مربوط به اجاره همون ماه شناسایی شود و سند مربوط به آن را ثبت کنید، یا بطور ساده تر باید هزینه اجاره در هر ماه سرشکن بشود.
این عملیات در پایان هر دوره مالی هم باید انجام شود، بخشی از این پیش پرداخت بعنوان هزینه شناسایی شود و مانده این حساب بعنوان یک حساب دائم به سال مالی بعد منتقل میشود.
در مراحل کنترل اسناد دریافتنی و کنترل اسناد پرداختنی، در این مرحله رابطه به وضعیت چک های دریافتی از مشتریان و چک های شخصی پرداختی به مشتریان اشاره دارد .
در زمان بستن دوره مالی باید وضعیت تمامی چک ها مشخص شده باشد.
بطور مثال اگر چکی بعد از واگذاری به بانک وصول شده است ، وضعیت این چک در نرم افزار حسابداری هم باید وصول شده باشد در غیر اینصورت بعضی از حساب ها از جمله حساب بانک شما با مانده اشتباه به دوره مالی جدید منتقل میشود.
در مرحله بعد به کنترل موجودی صندوق ها اشاره شده است .
حساب صندوق ها، در دسته حساب های دائمه در واقع میشود گفت موجودی نقدی ای که در اختیار صندوق ها قراردارد مربوط میشود، در حقیقت در طی دوره و مخصوصا پایان دوره، باید مانده واقعی این حساب با مانده ای که در نرم افزار حسابداری نمایش داده میشود یکسان باشد در غیر اینصورت ممکنه اسنادی وجود داشته باشند که هنوز ثبت نرم افزار حسابداری نشده است و یا اسنادی با مبالغ اشتباه ثبت شده باشد که باید شناسایی و ثبت یا اصلاح بشوند.
کنترل موجودی بانک ها ، مشابه موجودی صندوق هاست و عدم مغایرت در مانده واقعی و مانده نمایش داده شده در نرم افزار حسابداری جزو مواردی است که در زمان بستن دوره مالی باید به اون توجه داشت. در صورت اطمینان از صحت مانده این حساب ها به مرحله بعد میرویم.
کنترل موجودی ریالی و تعدادی کالاها یکی دیگه از موارد بسیار مهمیه که در عملیات انتقال سال مالی باید انجام بشود.
بهترین حالت، اینه که قبل از شروع عملیات انتقال دوره مالی، طی یک انبارگردانی، موجودی واقعی کالاهای خودتان را در نرم افزار حسابداری وارد کرده باشید.
در این مرحله دو گزینه صدور برگه ی انبارگردانی برای صفر کردن کالاهای موجودیِ منفی و صدور برگه انبارگردانی جهت بستن موجودی پایان دوره نمایش داده شده است.
اگر گزینه صدور برگه ی انبارگردانی برای صفر کردن کالاهای موجودی منفی فعال باشد به معنی وجود خطای قطعی در داده هاست، با کلیک روی آن یک برگه ی انبارگردانی برایتان باز میشود. گزینه ای که در این برگه به سرعت کار شما کمک میکند، صفر کردن موجودی کالاهای دارای ماندهی منفی است که با انتخاب آن مانده منفی تمام کالاها صفر میشود.
یک نکته بسیار مهم در عملیات های انبارگردانی وجود دارد.
در این عملیات ها، ستون فی باید با بهای تمام شده کالا (فی خرید یا تولید) پر شده باشد در غیر اینصورت، نرم افزار از ثبت آن جلوگیری میکند. پس اگر فی کالایی که مقدار منفی آن را صفر کردید، مبلغ ندارد آن را وارد کنید.
می توانید از گزینه اصلاح دسته ای فی واحد کالاهای فاقد فی واحد استفاده کنید. در این حالت برای تمام کالاهایی که فی واحد ندارند مبلغ یک در نظر گرفته میشود.
البته تاکید میشود این راه حل از نظر حسابداری غیر استاندارد است اما برای آن دسته از مشتریانی که بدنبال بدست آوردن سود و زیان نیستند میتواند کارآیی داشته باشد.
بعد از ثبت این برگه، نوبت به ثبت انبارگردانی پایان دوره میرسد، با انتخاب گزینه صدور برگه انبارگردانی جهت بستن موجودی پایان دوره یک برگه انبارگردانی دیگه باز میشود که بصورت خودکار مانده تمام کالاهای مانده دار، صفر شده است و منطقا این مانده پایان دوره، بعنوان موجودی ابتدای دوره کالاها در سال مالی بعدی لحاظ میشود.
به این نکته بسیار مهم توجه داشته باشید که در این انبارگردانی، مجاز به وارد کردن مقدار واقعی نیستید و در صورت نیاز فقط می توانید مقدار فی رو ویرایش کنید.
بعد از کنترل موجودی کالاها و زدن گزینه ی ثبت گزینه بعدی فعال میشود پنجره ی کنترل صورتِ سود و زیان و ترازنامه نمایش داده میشود که با انتخاب دکمه ی صورتِ سود و زیان و یا ترازنامه، میتوانید گزارش مربوط به هر قسمت رو مشاهده کنید.
برای صورت سود و زیان و ترازنامه دو مقاله به صورت مجزا آماده کردیم که میتوانید در سایت novinp.com مشاهده کنید.
عملیاتی که در مرحله ی بعد باید انجام بدهیم، صدور سندِ بستن حساب های موقته؛
یکی از قابلیت های خوب نرم افزار حسابداری نوین پرداز این است که طبق سندهای درآمد و هزینه ای که در طی دوره ثبت کردید، سند بستنِ حساب های موقت رو به صورت خودکار برایتان آماده میکند که در این پنجره بعد از کلیک روی صدور سند بستنِ حساب های موقت، این سند قابل مشاهده است، بعد از مرور این سند روی ثبت کلیک کنید تا ذخیره بشود و دکمه بعدی برای شما فعال بشود.
حالا نوبت به صدور سند اختتامیه میرسد که مربوط میشود به بستن حساب های دائم.
بطور ساده در حسابداری به حساب هایی که در عملیات انتقال دوره مالی، مانده آن ها به دوره مالی جدید منتقل میشود، حساب های دائم گفته میشود، بطور مثال بدهی ها، دارایی ها و حقوق صاحبان سهام در این گروه حساب ها قرار می گیرند.
به این نکته توجه داشته باشید در سند اختتامیه حساب های دائمی که با مانده ی بستانکار وجود دارند ، بدهکار میشوند و حساب هایی که مانده بدهکار دارند، بستانکار میشوند. به این نوع ثبت، ثبت معکوس گفته میشود.
اتفاقی که در سال مالی جدید رخ خواهد داد، طی یک سند افتتاحیه، مانده واقعی حساب های دائم بعنوان مانده ابتدای دوره برای آن ها ثبت خواهد شد.
بعد از کلیک روی صدور سند اختتامیه، این سند قابل مشاهده است. همونطور که مشاهده می کنید بعد از ذخیره اون دکمه بعدی فعال میشود و می توانیم به مرحله ایجاد سال مالی جدید بریم.
در پنجره ظاهر شده تاریخ شروع و پایان دوره مالی فعلی طبق مقادیریه که در هنگام ایجاد دوره مالی در نظر گرفتیم.
و منطقا تاریخ شروع دوره مالی جدید یک روز بعد از پایان دوره مالی فعلی خواهد بود و تاریخ پایان دوره مالی جدید، تا انتهای سال شمسی در نظر گرفته شده که در صورت نیاز این تاریخ هارو می تونین طبق سیاست دوره مالی خودتان تغییر بدهید.
بعد از انتخاب گزینه ایجاد بانک اطلاعاتی، منتظر بمانید تا نرم افزار بانک اطلاعاتی و جداول مربوطه رو ایجاد کند،
به این نکته توجه داشته باشید فرآیند ایجاد بانک اطلاعاتی زمان بر هست، پس تا زمانی که دکمه بعدی فعال بشود، منتظر بمانید
و در آخرین مرحله عملیات انتقال سال مالی، به انتخاب تعاریف و حساب هایی که قصد داریم به سال مالی جدید منتقل بشود میرسیم.
اگر توجه کرده باشید زمانی که من بعضی از گزینه هارو انتخاب می کنید بطور خودکار گزینه های دیگه ای هم فعال میشود و این فعال شدن خودکار به این معنی است که بعضی از گزینه ها به یکدیگر وابسته هستند و نباید آن هارو غیرفعال کنید.
بعد از رفتن به مرحله بعد، عملیات انتقال اطلاعات به سال مالی جدید شروع میشود
منتظر بمانید تا بطور کامل این عملیات انجام بشود و پیغام انتقال سال مالی با موفقیت انجام شد نمایش داده میشود .
و در پایان بعد از باز کردن مجدد نرم افزار مشاهده خواهید کرد یک سال مالی جدید در لیست سال مالی های نرم افزار اضافه شده است و می توانید از این به بعد در این سال مالی اسناد مربوط به سال جدید خودتان را ثبت کنید.
