کاربرد وضعیت اسناد در نرم افزار مالی حسابداری نوین پرداز
در این مقاله قصد داریم به بررسی و نحوه عملکرد بخش مدیریت وضعیت اسناد، که یکی از قابلیت های جدید نرم افزار مالی حسابداری نوین پرداز است بپردازیم.
انتها مقاله ویدیو مربوطه رو میتونید مشاهده کنید.
منظور از تعیین وضعیت اسناد، ایجاد وضعیت دلخواه و یا اعمال فیلتر مورد نظر برای عملیات های مختلف اعم از فروش، خرید، سند دریافت، سند پرداخت و غیره برای فراخوانی انواع گزارش ها میباشد.
نکته حائز اهمیت این است که بخش مدیریت وضعیت اسناد در تمام عملیات های نرم افزار اعم از خرید، فروش، دریافت ،پرداخت و… فعال و در دسترس است.
شما کاربران عزیز نرم افزار نوین پرداز می توانید با مراجعه به سربرگ اطلاعات پایه «امکانات ویژه» مدیریت وضعیت اسناد، از این قابلیت استفاده کنید.
در شرکت های مختلف بسته به نوع نیاز می توانند از این قابلیت بهرمندی لازم را داشته باشند که در ادامه به آن می پردازیم.
شرکت هایی که می خواهند فعالیت های اسناد تجاری(حساب تایید شده ) خود را از غیر تجاری در فاکتور های فروش، فاکتورهای خرید، سند دریافت، سند پرداخت و… تفکیک کنند، می توانند 2 وضعیت تایید شده و تایید نشده در قسمت مدیریت وضعیت اسناد برای فاکتور و یا سند مورد نظر ایجاد کرده و به راحتی گزارشات جامع و کاربردی تهیه کنند.
مطلب پیشنهادی
به عنوان مثال می توانید وضعیتی داشته باشید که اسناد فروش و خروج از انبار، تایید مدیر فروش و تایید مدیر مالی داشته باشد که باید در این صورت 3 وضعیت ایجاد کنید که شامل:
- ثبت اولیه
- تایید مدیر فروش
- تایید مدیر مالی
در ادامه شما کاربران محترم با ایجاد وضعیت های مورد نظر، می توانید با مراجعه به قسمت فاکتور فروش و یا هر فاکتور و سند دیگری، برای فاکتور مورد نظر خود وضعیت تعیین کنید که در نهایت فاکتوری که تاییدیه مالی دارد می تواند از انبار خارج شود.
نکته حائز اهمیت این است که با مراجعه به قسمت سربرگ گزارشات و انتخاب گزارش مورد نظر؛ با اعمال فیلتر می توانید وضعیت سند هایی که تعریف کردین برای اسناد یا فاکتور های خود تفکیک کنید و گزارشات کاربردی فراهم کنید.
یکی از نکات مهم و کاربردی وضعیت اسناد که میتوانید از آن در نرم افزار حسابداری نوین پرداز استفاده کنید، انتخاب گروهی سند یا فاکتور و تغییر وضعیت آن است که باعث افزایش سرعت عملکرد شما کاربران می شود.
در قسمت دیگر برای شرکت هایی که خدمات تعمیرات کالا و خدمات پس از فروش دارند بخش صدور رسید تحویل کالا می تواند بسیار کاربردی باشد. به طوری که برای رسید تحویل کالا وضعیت های مختلفی رو ایجاد کرده و بر مبنای آن، رسید صادر کنید و تغییر وضعیت دهید.
یکی از قابلیت های کاربردی وضعیت اسناد؛ ایجاد وضعیت های مجاز جاری پس از این وضعیت تعیین شده است.
به عنوان مثال 3 وضعیت تعیین کردیم:
- ثبت اولیه
- تاییدیه مدیر فروش
- تاییدیه مدیر مالی
در این صورت وقتی ثبت اولیه صورت می گیرد تا تاییدیه مدیر فروش لحاظ نشود نمی توانید وضعیت را به تاییدیه مدیر مالی تغییر دهید. و همچنین می توانید برای هر وضعیت رنگ خاصی مشخص کنید.
علاوه بر نکاتی که به آن ها اشاره شد شما کاربران در بخش تنظیمات پیامک وضعیت اسناد می توانید برای هر ثبت وضعیت و تغییر وضعیت به صاحب کالا یا فردی که رسید کالا در اختیارش قرار دارد پیامکی مبنی بر اینکه کالای شما در وضعیت مثلاً ارجاع به واحد خدمات قرار دارد ارسال کنید و به نوعی با یک اطلاع رسانی، مشتری خود را نسبت به آخرین وضعیت کالا آگاه کنید.
در پایان باید به این نکته مهم و اساسی اشاره کرد که مطالعه دقیق اصول مدیریت مالی و حسابداری با تکیه بر امکانات بی شمار و ویژگی های ممتاز نرم افزار نوین پرداز و بررسی مقالات سایت شرکت می توانید به آدرس novinacc.ir مراجعه کنید.
