این مغایرت که البته به حالت هشدار در لیست مغایرت های نوین پرداز قرار داده شده است، در واقع جز امورات مهمی است که طبق اصول کاری جز وظایف مستقیم حسابدار یا کاربر می باشد، که رابطه مستقیم دارد با برگه ها و عملیات های مالی خرید، فروش، عودت ، رسید و حواله انبار و… هر تراکنش دیگری که رابطه بین موجودی کالا و بهای تمام شده کالای آماده برای فروش دارد.و باید بصورت ماهانه قبل از تهیه گزارشات سود و زیان، بهای تمام شده و ترازنامه، وضعیت نهایی این سبک عملیات ها مشخص و معین شود.این مغایرت چه زمانی در سیستم حسابداری ایجاد می شود ؟ معمولا 3 حالت مشخص وجود دارد.
1- صدور فاکتور یا رسید انبار بدون تاثیر گذاری کامل در سند و کاردکس
فاکتور فروش صادر میشود، ولیکن تیکهای مربوط به اینکه این عملیات در کاردکس کالا اثر بگذارد زده نشده یا تیک سند حسابداری آن غیر فعال است یا اینکه عملیات انبار برای آن فاکتور هنوز “به حالت موثر” نرسیده است. در این حالت حتما باید وضعیت این برگه ها و اسناد روشن شود، اگر واقعا معامله ای محقق نشده است فاکتور خرید یا فروش یا پیش خرید یا پیش فروش باطل شود یا اگر رسید یا حواله انباری صادر شده است توسط انبار دار، حتما باید وضعیت نهایی کاردکس آن و سند آن مشخص شود.
2-حواله یا رسید انبار زده شده ...
ولی تا قبل از بستن دوره مالی تیک تاثیر در سند آن هنوز زده نشده است، در واقع موجودی در کاردکس کالا کاهش یا افزایش پیدا کرده است، ولیکن هنوز سند مالی آن صادر نشده است در هنگام صدور حواله در نهایت باید حواله انبار تبدیل به سند اتومات مصرف، ضایعات، فروش و یا برگشت از خرید شود و برای رسید انبار بالعکس یا اینکه این حواله یا رسید به سند حسابداری عادی مشخص تبدیل شود و از وضعیت موقت خارج شود.
3- حالتی که در برگه های خرید یا فروش تیک سند مالی صادر شده است ...
ولیکن کالایی از انبار خارج نشده است یعنی کاردکس هنوز افزایش یا کاهشی نداشته است، در واقع در هنگام ثبت خرید بدون تیک کاردکس معامله تجاری با طرف بستانکار انجام داده اید ولیکن کالایی رد بدل نشده است، پس پیش خرید کرده اید و در فروش هم برعکس پیش فروش کرده اید. سند حسابداری مربوط به این عملیات ها ثبت می گردد ولیکن وضعیت تحویل دادن یا گرفتن کالا در رابطه به این عملیات های خاص تا قبل از انتقال دوره قطعا باید مشخص شود.
نکته مهم :
تا قبل از پایان دوره مالی با فعال شدن تیک کاردکس کالای پیش فروش شده یا صدور حواله متصل برای این مدل فاکتور ها حساب پیش فروش کالا که در سند پیش فروش بستانکار شده بود، بدهکار می شود و مانده ریالی سند به حساب فروش منتقل می شود، و برای فرایند پیش خرید هم دقیقا همین موضوع بالعکس می باشد.
چرا الزامی است موارد مغایرت های کد 36 قبل از انتقال دوره تعیین وضعیت نهایی شود ؟
1-بهای تمام شده کالای فروش رفته کمتر یا بیشتر از واقع محاسبه نشود.
2-سود و زیان ناویژه در پایان دوره مالی صحیح محاسبه شود.
3-مغایرت بین کاردکس کالا، دفاتر حسابداری و ترازهای مالی نداشته باشید.
راهکار رفع این مغایرت به کمک ابزار مغایرت گیری اتومات نوین پرداز ؟
شما هم می توانید بر اساس چک لیست مغایرت ها بصورت مستقل عمل کنید، و با زدن کلید enter وضعیت هر عملیات را مشخص نمایید. به عنوان مثال در لیست مربوط به این دوره مالی فاکتور خرید احمد رضا ابوطالبی سند حسابداری اش صادر شده است ولی تیک کاردکس ندارد.
با هماهنگی که با انبار دار انجام می دهید، و تایید این شخص تیک کاردکس درج کنید تا هم سند حسابداری خرید صادر شود و از حساب پیش خرید این برگه خارج شود و هم در کاردکس انبار شما تاثیرش داشته باشد.
یا به عنوان مثال حواله انبار شماره 13 مربوط به آقای احمدی در واقع یک فاکتور فروش بوده است که حواله انبار صادر شده است ولی تبدیل به فروش نشده است پس باید طبق راهنمای ذیل عمل نمایید.
انتخاب دکمه تبدیل به
انتخاب عملیات فروش
در انتها بعد قطعی شدن فاکتور و عملیات فروش با توجه به اینکه کالای دیتا کالکتور با عملیات فروش از انبار خارج می شود، نرم افزار سوالی مبنی بر حذف حواله انبار از شما مطرح می کند، که باید حواله باطل شود با توجه به اینکه مستقیم تبدیل به فاکتور فروش شده است.
توجه 1 :
یکی از راهکار هایی که می توانید در مدت زمان کمتری لیست این مغایرت ها را کاهش بدید این هست که از دکمه بروز رسانی کاردکس استفاده نمایید که در واقع تمام برگه هاو عملیات ها بدون تیک کاردکس را اتومات تیک دار می نماید و از این لیست حذف می نماید، و برای فاکتور های اتومات مثل خرید، فروش، عودت می توانید از دیکه ثبت سند استفاده نمایید.
توجه 2 :
برای برگه های رسید و یا حواله گزینه ثبت سند بصورت دسته ای کارساز نیست، چون یک رسید یا حواله شاید به وضعیت های مختلفی تبدیل شود. در هنگام صدور سند پیشنهاد ما این هست در رابطه با رسید ها و حواله ها تک به تک بررسی و تبدیل وضعیت انجام دهید.
جمع بندی نهایی
با پیگیری مستمر این مغایرتها و استفاده صحیح از ابزارهای مغایرت گیری سیستم نوینپرداز، از دقت و صحت اطلاعات مالی و انبارداری اطمینان حاصل کرده و از بروز مشکلات در گزارشگیریهای اساسی (سود زیان، ترازنامه،… ) دوره مالی جلوگیری نمایید.
