با سلام و درود خدمت شما همراهان گرامی شرکت نوین پرداز
امیدورایم سال خوبی رو پشت سر گذاشته باشید و در سال جدید، به همه اهداف و آرزوهایی که در زندگی و کسب و کارتون دارید دست پیدا کنید.
تو این ویدیو به آموزش انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز می پردازیم. همچنین بطور مختصر به مفهوم سال مالی، تعریف حساب های موقت و دائم و مزیت های بستن سال مالی خواهیم پرداخت.
آموزش ویدئویی انتقال سال مالی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
قبل از شروع آموزش به این نکات توجه کنید :
طبق اعلان های قبلی، خدمات دهی و پشتیبانی نرم افزار حسابداری ورژن 5 از ابتدای سال 1402 به پایان رسیده. و یکی از الزامات بهره مندی از آموزش های منتشر شده و استفاده از پشتیبانی همکاران ما در شرکت نوین پرداز ، بروزرسانی نرم افزار حسابداری به ورژن 6 خواهد بود.
نکته بسیار مهم بعدی اینه که اگه دارای نسخه های تحت شبکه هستین، یعنی در مجموعهی شما یک سیستم اصلی وجود داره که سیستم های دیگه مثل: نرم افزارهای حسابداری نسخه کلاینت و کیوسک سفارشگیر، اطلاعات رو از روی اون سیستم اصلی دریافت میکنن حتما انتقال سال مالی باید از طریق سیستم اصلی انجام بشه در غیر اینصورت در عملیات انتقال سال مالی با مشکل مواجه خواهید شد.
در ابتدا بهتره با مفهوم شرکت و دوره مالی آشنا بشیم
به صورت کلی به دوره 12 ماهه‌ای که اصناف و شرکت ها برای اهداف مالی و حسابداری خودشون در نظر می‌گیرند، سال مالی گفته میشه.
اصولا سال مالی از ابتدای فروردین هر سال شروع میشه و به آخرین روز اسفندماه همون سال منتهی میشه، که به این بازه، سال مالی تقویمی هم گفته میشه اما ممکنه شرکتی رویدادهای مالی خودش رو طبق سال مالی تقویمی انجام نده، مثلا در مجموعههای آموزشی مثل بعضی از دانشگاهها سال مالی رو از اول مهرماه حساب میکنن و شرکتهای بورسی معمولا سال مالی خودشون رو از اول فرودین ماه محاسبه میکنن؛ بنابراین دوره مالی در هر شرکتی میتونه متفاوت باشه.
بریم سراغ بستن و انتقال سال مالی
بستن سال مالی عملیاتیه که در پایان هر دوره مالی انجام میشه، یعنی در پایان دوره مالی اصناف و شرکت ها باید تمامی رویدادهای مالی دوره جاری را ببندند.
بستن حسابهای هر کسب و کاری مهم ترین عملیاتیه که در پایان هر دوره مالی باید صورت بگیره. چرا که با بستن حسابها اساسی ترین رکن اون که محاسبه سود و زیان است اتفاق می افته.
بستن و انتقال سال مالی چه مزیت هایی برامون بوجود میاره ؟
– همونطور که گفتیم، یکی از مزیتهای اصلی این کار، محاسبه سود و زیانه که طبیعتا انجام اون به دریافت گزارشهای دقیق مالی و تفکیک سود و زیان هر دوره منتهی میشه.
– یکی دیگه از این مزایا جلوگیری از افزایش بی رویه شمارهی اسناد و فاکتورهاست که با انجام اون، سندها و فاکتورهای سال مالی جدید از شماره یک شروع میشن و این کار رو برای شرکت خیلی راحتتر میکنه.
– در بین این مزایا میتونیم به کاهش حجم بانک اطلاعاتی و سبک شدن نرم افزار هم اشاره کنیم که باعث میشه عملکرد و سرعت نرم افزار بهصورت چشمگیری بهتر بشه.
- یکی از دغدغه هایی که ممکنه در زمان انتقال سالی مالی برای شما بوجود بیاد، اینه که شاید اسنادی رو دارید که هنوز در نرم افزار حسابداری ثبت نکرده باشید، مثل سند استهلاک اموال، انبارگردانی آخر سال برای ثبت موجودی واقعی کالاها، ثبت تمامی فاکتورهای خرید یا فروش، سندهای دریافت یا پرداخت و یا اسناد مشابه که اصولا ثبتشون یا زمان زیادی میبره یا بخاطر امور انتهای سال، وقت این رو ندارید که انجامش بدید.
از طرف دیگه به دلایلی مجبور هستید انتقال سال مالی رو انجام بدید.
اصلا نگران نباشید، نرم افزار حسابداری نوین پرداز این امکان رو بهتون میده که انتقال سال مالیتون رو بزنید،بعدا و در یک فرصت مناسب در سال مالی قدیمیتون ثبت اسناد به تاخیر افتاده رو انجام بدید.
و بعد از اون، در یک عملیات جداگانه سند افتتاحیه و انبارگردانی سال مالی جدید رو بروز کنید.
در رابطه با بروزرسانی این اسناد یک مقاله و ویدئو برای شما آماده کردیم که می تونید از سایت novinp.com مشاهده کنید.
- برای شروع عملیات انتقال سال مالی ابتدا از منوی امکانات گزینه بازسازی اطلاعات رو انتخاب کنید. این کار نسبت به حجم اطلاعات شما ممکنه زمان زیادی ببره، پس تاکید میشه منتظر بمونید تا عملیات بصورت کامل انجام بشه.
بازسازی اطلاعات، اسناد و حساب هایی که ممکنه دارای خطا یا مغایرت باشن رو به شما نمایش بده که باید این مغایرت هارو رفع کنید وگرنه در فرآیند عملیات انتقال سال مالی با خطاهای متعددی مواجه خواهید شد.
- بعد از بازسازی اطلاعات و رفع مغایرت ها، نوبت میرسه به پشتیبان گیری از اطلاعات. این عملیات یکی از مهم ترین عملیات هاییه که بصورت مداوم و در طی سال باید انجام بشه. پشتیبان گیری باعث میشه در مواقع ضروری مثل تعویض ویندوز ، بتونید اطلاعات قبلی رو بازگردانی کنید.
برای پشتیبان گیری، از منوی امکانات گزینه پشتیبان گیری اطلاعات رو انتخاب کنید. در پنجره ای که ظاهر میشه، ابتدا رمز مدیریتی رو وارد کنید……….. و بعد از اون با کلیک روی دکمه سه نقطه مربوطه، مسیر پشتیبان گیری و نام فایل پشتیبان رو مشخص کنید.
توجه داشته باشید، پیشنهاد می کنیم پشتیبان گیری رو در درایوی به جز درایو C انجام بدید و از استفاده نام فارسی در مسیر و نام فایل پشتیبان خودداری کنید.
بعد از انتخاب دکمه تایید منتظر بمونید تا عملیات بطور کامل انجام بشه.
- حالا می تونید از منوی امکانات، گزینه عملیات سال مالی و بعد از اون انتقال سال مالی رو انتخاب کنید.
در اولین مرحله، به این نکته اشاره شده که اگر از محصولات حسابداری همراه، حسابداری شعب، فروشگاه اینترنتی و محصولات مشابه نوین پرداز استفاده می کنید، پیشنهاد میشه قبل از شروع عملیات انتقال سال مالی، از ثبت کلیه فاکتورها و اسناد این محصولات و ارسال اسناد ثبت شده به نرم افزار حسابدار ی، اطمینان حاصل نمایید.
دقت داشته باشید، در حین عملیات انتقال سال مالی هیچ کاربری از طریق هیچ نرم افزاری مجاز به ثبت سند نخواهد بود.
- در مرحله بعد، تاریخ بستن دوره مالی نمایش داده شده.
به این نکته خیلی مهم توجه داشته باشید: تاریخ بستن دوره مالی باید با تاریخی که جهت انتهای دوره مالی در نظر گرفته شده، یکسان باشه و در صورت مشاهده پیغام هشدار مربوط به مغایرت، باید تاریخ بستن دوره مالی رو با تاریخ انتهای دوره مالی که نمایش داده شده یکسان کنید.
- در مرحله بعد باید چک کنید که اسنادی به تاریخ بعد از تاریخ پایان دوره ثبت نکرده باشید.
در حالتی که دکمه بعدی فعال باشه، می تونید به ادامه عملیات بپردازید اما غیر فعال بودن این دکمه به این معنیه که باید نسبت به ویرایش اسناد ثبت شده به تاریخ آینده اقدام کنید.
برای شناسایی این سندها می تونید روی دکمه مشاهده لیست اسناد کلیک کنید……..در پنجره انتخاب تاریخ، تهیه گزارش از اسنادی که تا یک سال بعد از تاریخ پایان دوره مالی سند شده اند بصورت پیش فرض انتخاب شده. در صورت نیاز می تونید تاریخ پایان رو افزایش بدید و یا گزینه کلیه تاریخ هارو انتخاب کنید.
- خب همونطور که مشاهده می کنید، در اینجا فاکتور فروشی وجود داره که به اشتباه به تاریخ آینده ثبت شده، می تونم اون رو باز کنم……………………………….و تاریخش رو به زمان درست خودش برگردونم. با اصلاح این نوع اسناد و برگشت به عملیات انتقال سال مالی، مشاهده خواهید کرد که این بار دکمه بعدی فعال شده و می تونید به مرحله پشتیبان گیری بریم.
در مورد اهمیت پشتیبان گیری از اطلاعات در قسمت های قبلی توضیح داده شد. در صورت نیاز به پشتیبان گیری در این مرحله، می تونید با کمک دکمه پشتیبان گیری این عملیات رو انجام بدید.
- در مرحله بعد کنترل مغایرت در فاکتورهای خرید، فروش، فاکتورهای امانی یا فاکتورهای مشابه انجام می گیره که در صورت نمایش مغایرت، با کلیک بر روی دکمه مشاهده ای که مقابل هر گزینه قرار داره می تونید فاکتورهای مربوطه رو مشاهده و ویرایش کنید.
- در مرحله بعد این نکته متذکر شده که اگر برای مشتریان، اشخاص و شرکت ها، اسنادی رو دارید هنوز ثبت نکردید، مثل فاکتورهای خرید و فروش، دریافت و پرداخت ها، فاکتورهای مرجوعی یا سندهای مشابه، حتما اون هارو ثبت کنید و بعد به ادامه عملیات بپردازید.
- در مرحله بعد این نکته متذکر شده که اگر برای مشتریان، اشخاص و شرکت ها، اسنادی رو دارید هنوز ثبت نکردید، مثل فاکتورهای خرید و فروش، دریافت و پرداخت ها، فاکتورهای مرجوعی یا سندهای مشابه، حتما اون هارو ثبت کنید و بعد به ادامه عملیات بپردازید.
در مرحله بعد به کنترل حساب های هزینه و درآمد و اطمینان از ثبت همه اسناد مربوطه، اشاره شده.
بطور کلی حساب های هزینه و درآمد، در گروه حساب هایی هستند که باید مانده اونها در پایان سال مالی صفر بشه و اصطلاحا به حساب سودوزیان یا همون عملکرد بسته بشه.
در حسابداری به این نوع حساب ها، حساب های موقت گفته میشه. بطور مثال می تونیم به مواردی مثل:
- هزینه حقوق پرسنل
- هزینه استهلاک بعضی از دارایی ها و اموال
- ثبت هزینه مطالبات سوختی مشتریان
- هزینه آب، برق، گاز و اجاره
- درآمدهای حاصل از خدمات
اشاره کنیم.
به این نکته توجه داشته باشید، هر چقدر اسناد مربوط به این نوع حساب هارو درست تر ثبت کنید، در زمان نیاز می تونید گزارش سود و زیان واقعی تری بدست بیارید.
- کنترل و ثبت اسناد مربوط به تعدیل حساب های پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله عملیاتیه که در مرحله بعد به اون اشاره شده.
اگر بخوایم برای این نوع حساب ها مثالی بزنیم، می تونیم به پیش پرداخت اجاره اشاره کنیم.
وقتی شما هزینه یک سال اجاره خودتون رو ابتدای قرارداد پرداخت می کنید در واقع باید در هر ماه هزینه مربوط به اجاره همون ماه شناسایی بشه و سند مربوط به اون رو ثبت بشه، یا بطور ساده تر باید هزینه اجاره در هر ماه سرشکن بشه.
این عملیات در پایان هر دوره مالی هم باید انجام بشه بخشی از این پیش پرداخت بعنوان هزینه شناسایی میشه و مانده این حساب بعنوان یک حساب دائم به سال مالی جدید منتقل میشه.
- عملیات مهم دیگه ای که در مرحله کنترل اسناد دریافتنی به اون اشاره شده، تعیین وضعیت تمام چک هاییه که از اشخاص دریافت شده.
بطور مثال اگر چکی بعد از واگذاری به بانک، وصول شده، وضعیت این چک در نرم افزار حسابداری هم باید وصول شده باشه در غیر اینصورت در کمترین حالت، حساب بانک شما با مانده اشتباه به سال مالی جدید منتقل میشه.
به این نکته توجه داشته باشید، فقط چک هایی به سال مالی جدید منتقل خواهند شد که در این وضعیت ها باشند:
- چک های موجود
- چک های واگذار شده به بانک
- و چک های خرج شده ای که سررسید اونها بعد از تاریخیه که در این مرحله در نظر گرفته میشه.
- در مرحله بعد به تعیین وضعیت اسناد پرداختنی یا چک های پرداخت شده اشاره شده. که این نوع چک ها هم مثل چک های دریافتنی باید تعیین وضعیت شوند.
در مرحله بعد به کنترل موجودی صندوق ها و مرحله بعد از اون کنترل موجودی بانک ها اشاره شده. یعنی وجود مغایرت بین موجودی واقعی این دو حساب و موجودی نمایش داده شده در نرم افزار به این معنیه که ممکنه اسنادی وجود داشته باشن که هنوز ثبت نرم افزار حسابداری نشدند و یا اسنادی با مبالغ اشتباه ثبت شدند که باید ثبت یا اصلاح بشن.
- در صورت اطمینان از این مانده این دو حساب می تونیم به مرحله کنترل موجودی کالاها بریم.
کنترل موجودی ریالی و تعدادی کالاها یکی دیگه از موارد بسیار مهمیه که در عملیات انتقال سال مالی باید انجام بشه.
بهترین حالت اینه که قبل از شروع عملیات انتقال دوره مالی، طی یک انبارگردانی، موجودی واقعی کالاهای خودتون رو در نرم افزار حسابداری وارد کرده باشید.
در این مرحله باید عملیات های کنترل موجودی کالا و صدور انبارگردانی اختتامیه رو انجام بدید.
اگر گزینه صفر کردن موجودی منفی فعال باشه، به این معنیه که در کالاهای تعریف شده، کالاهایی وجود دارن که موجودی اون ها منفی شده.
با کلیک روی این گزینه، یک برگهی انبارگردانی براتون باز میشه. گزینه ای که در این قسمت به سرعت کار شما کمک میکنه، صفر کردن موجودی کالاهای دارای ماندهی منفیه که با انتخاب اون مانده منفی تمام کالاها صفر میشه.
- یک نکته بسیار مهم در عملیات های انبارگردانی وجود داره.
در این عملیات ها، ستون فی باید با مبلغ پر شده باشه در غیر اینصورت، نرم افزار از ثبت اون جلوگیری میکنه. پس اگر فی کالایی که مقدار منفی اون رو صفر کردید، مبلغ نداره اون رو وارد کنید.
می تونید از گزینه اصلاح دسته ای فی واحد کالاهای فاقد فی استفاده کنید. در این حالت برای تمام کالاهایی که فی واحد ندارند مبلغ یک در نظر گرفته میشه.
البته تاکید میشه این راه حل از نظر حسابداری غیر استاندارده اما برای اون دسته از مشتریانی که بدنبال بدست آوردن سود و زیان نیستند میتونه کارآیی داشته باشه.
- بعد از ثبت این برگه، نوبت به صدور انبارگردانی اختتامیه میرسه. با انتخاب این گزینه، یک برگه انبارگردانی دیگه باز میشه که بصورت خودکار مانده تمام کالاهای مانده دار، صفر شده و منطقا این مانده پایان دوره، بعنوان موجودی ابتدای دوره کالاها در سال مالی بعدی لحاظ خواهد شد.
به این نکته بسیار مهم توجه داشته باشید که در این انبارگردانی، مجاز به وارد کردن مقدار واقعی نیستید و در صورت نیاز فقط می تونید مقدار فی رو ویرایش کنید.
- بعد از کنترل موجودی کالاها و زدن گزینهی مرحله بعد، به مرحله کنترل صورتِ سود و زیان و ترازنامه منتقل خواهید شد که با انتخاب گزینه مشاهده ترازنامه یا صورت سود و زیان، میتونید گزارش مربوط به هر قسمت رو مشاهده کنید.
برای آشنایی بیشتر با صورت سود و زیان و ترازنامه، می تونید به مقالات سایت NovinAcc.ir مراجعه کنید.
- عملیاتی که در مرحلهی بعد باید انجام بدیم، صدور سندِ بستن حساب های موقته؛
یکی از قابلیت های خوب نرم افزار حسابداری نوینپرداز اینه که طبق سندهای درآمد و هزینه ای که در طی دوره ثبت کردید، سند بستنِ حسابهای موقت رو بهصورت خودکار براتون آماده میکنه که در این پنجره بعد از کلیک روی گزینه صدور سند بستنِ حساب های موقت، این سند قابل مشاهده است، بعد از مرور اون، روی ثبت کلیک کنید تا ذخیره بشه و دکمه بعدی برای شما فعال بشه.
- در مرحله بعد، به کنترل و بستن حساب برداشت صاحبان سهام اشاره شده.
بطور کلی حساب برداشت، به حسابی گفته میشه که صاحب یا صاحبان کسب و کار، وجه نقد یا اموال دیگه ای رو برای مصارف شخصی خودشون استفاده می کنند.
در صورت عدم بازگشت این اموال، باید معادل مانده آن، حساب سرمایه رو بدهکار و حساب برداشت رو بستانکار کنید در غیر اینصورت قادر به ادامه عملیات انتقال سال مالی نخواهید بود.
در صورتی فعال بودن گزینه مربوط به بستن حساب برداشت، با کلیک بر روی این گزینه، سند بستن این حساب باز خواهد شد و می تونید بعد از چک کردن سند، اون رو ذخیره کنید و بعد از این کار، دکمه مرحله بعد فعال خواهد شد.
- حالا نوبت به صدور سند اختتامیه میرسه که مربوط میشه به بستن حساب های دائم یا ترازنامه ای و انتقال مانده ی حساب های انتظامی.
بطور ساده در حسابداری به حساب هایی که در عملیات انتقال دوره مالی، مانده اون ها به دوره مالی جدید منتقل میشه، حساب های دائم یا ترازنامه ای گفته میشه، که شامل حساب های دارایی، بدهی و سرمایست .
و به حساب های مربوط به اسنادی که بعنوان وثیقه دریافت یا پرداخت میشن و قابل وصول نیستند حساب های انتظامی گفته میشه، مثل چک ضمانت.
به این نکته توجه داشته باشین در سند اختتامیه حسابهایی که با ماندهی بستانکار وجود دارن، بدهکار میشن و حساب هایی که مانده بدهکار دارن، بستانکار میشن. به این نوع ثبت، ثبت معکوس گفته میشه.
اتفاقی که در سال مالی جدید رخ خواهد داد، طی یک سند افتتاحیه، مانده واقعی حساب ها، بعنوان مانده ابتدای دوره برای اون ها ثبت خواهد شد.
بعد از کلیک روی صدور سند اختتامیه، این سند قابل مشاهده است. همونطور که مشاهده میکنید بعد از ذخیره اون دکمه بعدی فعال میشه و می تونیم به مرحله ایجاد سال مالی جدید بریم.
- اولین قسمت نمایش داده شده مربوط به نام شرکته که طبق اطلاعات قبلی بصورت پیش فرض پر شده.
در قسمت بعدی تاریخ شروع و پایان دوره مالی فعلی، طبق مقادیری که در هنگام ایجاد دوره مالی در نظر گرفتید، نمایش داده شده.
در قسمت مهم بعدی، می تونید طبق سیاست و روش کاری خودتون، بازه زمانی سال مالی جدید رو بصورت سالانه……..
فصلی………
یا بازه زمانی دلخواه انتخاب کنید.
دقت داشته باشید، همونطور که در پیغام هشدار این مرحله نمایش داده شده در صورتی که فاصله زمانی پایان دوره مالی جاری با شروع سال مالی جدید بیشتر از یک روز باشه، اگه سند یا اسنادی با تاریخ قبل از شروع سال مالی ثبت بشن در حساب ها مغایرت بوجود خواهد آمد. پس تاکید میشه در انتخاب بازه زمانی دقت کافی رو داشته باشید.
در صورت تمایل می تونید در قسمت های شرح سند افتتاحیه و شرح اقلام افتتاحیه، شرح دلخواه خودتون رو وارد کنید و بعد از اون روی گزینه ایجاد بانک اطلاعاتی کلیک کنید و منتظر بمونید تا نرم افزار بانک اطلاعاتی و جداول مربوطه رو ایجاد کنه.
دقت داشته باشید فرآیند ایجاد بانک اطلاعاتی زمان بر خواهد بود، پس تا اتمام عملیات و فعال شدن دکمه مرحله بعد، منتظر بمونید.
- در مرحله بعد، از بین اطلاعات پایه، می تونید انتخاب کنید که کدوم گزینه به دوره مالی جدید منتقل بشه. البته بطور پیشفرض همه گزینه ها انتخاب شده.
چند گزینه در مرحله بعد قرار داده شده که مثل انتقال اطلاعات می تونید در مورد انتقال یا ثبت اون ها در سال مالی جدید تصمیم گیری کنید. که مهمترین اونها، دو گزینه صدور سند افتتاحیه و صدور انبارگردانی افتتاحیست.
اگر تصمیم دارید که کلیه حساب های تعریف شده مثل اشخاص، صندوق ها و بانک ها بدون مانده به سال مالی بعد منتقل بشن باید گزینه صدور سند افتتاحیه رو غیر فعال کنید و اگر در نظر دارید کالاهاتون بدون موجودی به سال مالی جدید منتقل بشن می تونید گزینه صدور انبارگردانی افتتاحیه رو غیر فعال کنید.
از اونجا که در این ویدئو قصد داریم کلیه اطلاعات به دوره مالی بعد منتقل بشن و سند افتتاحیه و انبارگردانی افتتاحیه صادر بشن پس بدون تغییر به مرحله بعد میریم.
- در مرحله بعد می تونید کلیه اسناد ثبت شده در دوره مالی جاری رو دائمی کنید.
یکی از عملیات هایی که معمولا حسابداران و مدیران مالی در طی دوره مالی و بعد از انتقال سال مالی انجام میدن، دائمی کردن اسناده که نتیجه این عملیات جلوگیری از ویرایش اسناد توسط کاربران خواهد بود.
و در نهایت با کلیک بر روی دکمه مرحله بعد، عملیات انتقال سال مالی به پایان خواهد رسید.
و بعد از باز کردن مجدد نرم افزار…………
مشاهده خواهید کرد یک سال مالی جدید، زیر مجموعه شرکت مورد نظر ایجاد شده و می تونید از این به بعد در این سال مالی اسناد مربوط به سال جدید خودتون رو ثبت کنید.
