در نرم افزار حسابداری نوینپرداز، قابلیت تعریف بازاریاب، تخصیص مشتری به آنها و ثبت خودکار ویزیت در فاکتورهای فروش، ابزاری قدرتمند برای مدیریت فروش و سنجش عملکرد تیم بازاریابی است. این قابلیت به طور خودکار، با صدور فاکتور فروش برای مشتریان مرتبط، تعداد ویزیت را برای بازاریاب ثبت میکند. اما گاهی ممکن است در طول فرآیندهای مالی، نوع حساب یک شخص (که قبلاً به عنوان بازاریاب تعریف شده) تغییر کند و از لیست بازاریابهای فعال خارج شود.
این مغایرت چه زمانی ایجاد میشود ؟
این مغایرت طی چه فرایندی در دوره مالی مشتری ایجاد می شود ؟
- یک حساب در سیستم به عنوان “بازاریاب” تعریف شده و به مشتریان مشخص تخصیص (انتخاب ویزیتور پیش فرض در هنگام تعریف مشتری ) داده شده است.
- در طول یک دوره مالی، برای این شخص (بازاریاب) اسناد بستانکار پورسانت فروش ثبت شده استT بر اساس ارتباطات اتومات بین این شخص و مشتریان زیر مجموعه این بازاریاب.
- در اواسط دوره مالی ، حسابدار اقدام به ویرایش نوع حساب این شخص کرده و آن را از “بازاریاب” به “شخص عادی” تغییر می دهد.
- در نتیجه، این شخص از لیست بازاریابهای فعال سیستم خارج میشود، اما سوابق و ارتباطات قبلی او با مشتریان همچنان باقی است.
پیامدها و مشکلات ناشی از این مغایرت :
1) عدم امکان انتخاب بازاریاب در فاکتورهای فروش جدید : هنگامی که حسابدار قصد صدور فاکتور فروش جدیدی را دارد، این شخص دیگر در لیست بازاریابهای فعال نمایش داده نمیشود و قابل انتخاب نیست. این امر باعث میشود نتوانید تراکنشهای فروش جدید را به درستی به او نسبت دهیم یا اینکه عملیات ثبت فاکتور یک مقدار سخت و زمان بر شود و بصورت دستی انتخاب بازاریاب باید انجام شود.
2) عدم نمایش در لیست بازاریابهای پیشفرض هنگام تعریف مشتری جدید : این اشخاص دیگر به عنوان اشخاص پیشفرض در زمان تعریف مشتریان جدید یا تخصیص بازاریاب به مشتریان موجود یا جدید، نمایش داده نمیشوند.
3) ایجاد ابهام و دشواری تهیه گزارش در سوابق فروش : سوابق فروش و ویزیتهای ثبت شده برای این بازاریابهای سابق ممکن است در گزارشات فروش به درستی درج نشوند، چون دیگر به عنوان بازاریاب فعال شناخته نمیشوند. به عنوان مثال در لیست اشخاص انتخابی نرم افزار نوین پرداز قابلیتی وجود دارد تحت عنوان شناسایی مشتریان یک بازاریاب خاص که بصورت اتومات می توانید تمام مشتریان یک بازاریاب خاص را مشاهده نمایید، که در این حالت دیگر امکان پذیر نیست.
راهکار رفع مغایرت کد 54 (با استفاده از چکلیست نوینپرداز):
سیستم مغایرتگیری نوینپرداز، چکلیستی از این اشخاص (بازاریابهای غیرفعال شده) را در کمترین زمان ممکن برای کاربر فراهم میکند. حسابدار باید مراحل زیر را برای رفع این مغایرت طی کند:
- استخراج لیست مغایرت:
به بخش مغایرتگیری در نوینپرداز مراجعه کرده و مغایرت کد 54 را اجرا کنید.
2.بررسی تکتک اشخاص :
هر شخص در این لیست را به دقت بررسی کنید. در نظر بگیرید که آیا این تغییر نوع حساب، عمدی و دائمی بوده است یا به اشتباه رخ داده و در حالتی که به اشتباه رخ داده است اصلاح مورد نظر باید انجام دهید.
3. تصمیمگیری و اقدام اصلاحی مورد نیاز :
اگر تشخیص دادید که این شخص همچنان باید به عنوان بازاریاب فعال باشد (مثلاً اشتباها نوع حسابش تغییر کرده یا نیاز به فعالسازی مجدد دارد) باید به بخش ویرایش حسابها مراجعه کرده و نوع شخص را مجدداً از “شخص” به “بازاریاب” تغییر دهید. با این تغییر، شخص دوباره به لیست بازاریابهای فعال اضافه شده و قابل انتخاب در فاکتورها و تعریف مشتریان جدید خواهد بود.
و هم چنین به عنوان بازاریاب پیش فرض در تعریف مشتریان فعال می شود.
