ماژول مالی پیشرفته نوین پرداز یک قابلیت وجود دارد بنام وضعیت اسناد، منظور از تعیین وضعیت اسناد، ایجاد وضعیت دلخواه و یا اعمال فیلتر مورد نظر برای عملیات های مختلف اعم از فروش، خرید، سند دریافت، سند پرداخت و غیره برای فراخوانی انواع گزارش ها میباشد.
نکته حائز اهمیت این است که بخش مدیریت وضعیت اسناد در تمام عملیات های نرم افزار اعم از خرید، فروش، دریافت ،پرداخت و… فعال و در دسترس است. شما کاربران عزیز نرم افزار نوین پرداز می توانید با مراجعه به سربرگ اطلاعات پایه «امکانات ویژه» مدیریت وضعیت اسناد، از این قابلیت استفاده نمایید.
در شرکت های مختلف بسته به نوع نیازهای متفاوتی که دارند، می توانند از این قابلیت بهرمندی لازم را داشته باشند که در ادامه به بررسی بیشتر آن می پردازیم.
شرکت هایی که می خواهند فعالیت های اسناد تجاری خود را در فاکتور های فروش، فاکتورهای خرید، سند دریافت، سند پرداخت و… تفکیک کنند، می توانند 2 وضعیت تایید شده و تایید نشده در قسمت مدیریت وضعیت اسناد برای فاکتور و یا سند مورد نظر ایجاد کرده و به راحتی گزارشات جامع و کاربردی تهیه کنند.
در کنار این قابلیت بی نظیر، یک امکان بسیار کاربردی که در رابطه با وضعیت ها وجود دارد، رنج بندی شماره فاکتورها بر اساس این وضعیت ها است. همان طور که در تصویر مشاهده می نمایید، برای فاکتورهای فروش در دوره مالی 5 وضعیت تعریف شده است. که برای وضعیت ارسال فاکتور به کارپوشه مالیاتی رنج شماره برگه های فروش را به عنوان مثال 15000 تا 15500 در نظر گرفته شده است.
راهکار :
الف) با بررسی تک به تک برگه ها و بررسی موردی اقدام به ذخیره مجدد برگه اتومات نمایید تا بر اساس رنج مربوط به وضعیت خود اصلاح شماره انجام شود.در این تصویر به عنوان مثال فاکتور شماره 43 را انتخاب کردیم به عنوان برگه دارای مغایرت
مجدد اقدام نمایید به ذخیره فاکتورتا فاکتور شماره مربوط به رنج وضعیت خودش را دریافت نماید.
نکته مهم :
ریشه ایجاد این مغایرت در این است که احتمالا از ابتدای دوره مالی اسنادی بدون وضعیت صادر شده اند، یا اینکه تغیر وضعیت داده شده اند این عملیات ها به وضعیت جدیدی که دارای رنج شماره گذاری فعال هستند. در واقع در فرایند مغایرت گیری نوین پرداز یک شرط الزامی وجود دارد برای عدم شناسایی این مغایرت مبنی بر اینکه که هر برگه یا سندی وضعیت a دارد، شماره مربوط به این برگه یا سند داخل رنج تعریف شده وضعیت a باید باشد، در غیر این صورت قطعا مغایرت شناسایی می شود.
ب) اگر از تغییر شماره برگه ها، اسناد و سیاست های رنج بندی آگاهی کامل دارید، اقدام نمایید به انتخاب دکمه اصلاح اطلاعات تا بصورت دسته ای و در کمترین زمان ممکن شماره های مربوط مطابق رنج هر وضعیت اصلاح شوند.
توصیه مهم : اگر اسناد و فاکتور های شما قطعی هستند و به مشتریان خود فاکتور ها را ارائه کرده اید، رنج بندی را توصیه می کنیم برای اسناد جدید خود اعمال نمایید و اسناد قبلی را از شمول رنج بندی خارج نمایید.
روش پیشنهادی برای مدیریت عملیات های قبلی : یک وضعیت جدید بسازید به عنوان مثال نام وضعیت را : فروش های قبل از رنج بندی و این وضعیت را بدون رنج تعریف نمایید و اسناد قبلی را به این وضعیت منتقل نمایید، نتیجه این می شود که این مغایرت رفع می شود و در نهایت ساختار شماره های عملیات های قبلی دستخوش تغییرات نمی شود.چون در هر حال باز شمارگذاری اسناد قبلی به ویژه اسناد فروش و برگشت از فروش اگر فاکتور ها طرف حساب مشخص دارند و چاپ شده اند، شاید از نظر قوانین حسابداری خیلی موجه نباشد، و این تغییر ریسک های خاص خودش را دارد ، مگر فقط و فقط با تایید نهایی مدیر مالی مجموعه شما.
توجه:
اگر شما فقط برای گزارش گیری استفاده از وضعیت را نیاز دارید، نه کنترل شماره رنج بندی بر اساس وضعیت را می توانید غیر فعال نمایید ولیکن اگر شما جز آن دسته از مشتریانی هستید که به این قابلیت نیاز دارید، بهینه این هست که رویه اجرایی هدفمند و مشخصی را بر اساس منطق های حسابداری و طبق مشورت مدیریت مالی مجموعه خودتان اقدام به رنج بندی کنید.
