بر اساس استاندارد حسابداری، بهای تمام شده کالا باید بر اساس تاریخ واقعی وقوع رویدادهای مالی در سیستم کاردکس محاسبه و ثبت شود. این یعنی هرنوع تعدیل نرخ یا قیمتگذاری دستی و سلیقهای در حوالههای انبار (مثل حواله بین انبار، حواله تولید، یا فاکتور ضایعات) ممنوع است. نرمافزار نوین پرداز به طور خودکار سعی میکند، بهای تمام شده رو بر اساس آخرین نرخ موجود در کاردکس پیشنهاد دهد، اما گاهی اوقات به دلایل مختلف که معمولا منشا خطای کاربر را دارد، این مغایرت در سیستم انبار ایجاد می شود.
علل بروز این مغایرت:
- ثبت با موجودی منفی و تاخیر در ثبت خرید/ تولید: زمانی که یک کالا با موجودی منفی فروخته می شود و ثبت خرید یا تولید آن با تاخیر انجام شود، سیستم ممکنه نتواند نرخ بهای تمام شده رو به درستی محاسبه نماید.
- تغییر تاریخ برگههای تولید، انبار گردانی یا عدم ثبت دقیق حوالههای مصرف مواد اولیه : اگر تاریخ برگههای تولید یا حوالههای مصرف مواد اولیه در مجموعه هایی که با فرمول تولید سر و کار دارند، به درستی ثبت نشود، محاسبات بهای تمام شده دچارخطا می شود.
- تغییر نرخ بهای تمام شده خرید بعد از ثبت اولیه (مثلاً درج تخفیفات سطری ) : وقتی حسابدار بعد از ثبت اولیه فاکتور خرید، اقدام به اعمال تخفیفات سطری کالا میکند، این موضوع نظم محاسبات کاردکس را دچار اشتباه می کند و باعث این می شود که قیمت ثبت شده با قیمت کاردکس تطابق نداشته باشد، در حالی که کاربر ممکن است تصور نماید، نرخ هایی که در برگه انبار گردانی یا تولیدات خود و… برایش ثبت شده است خطای سیستمی بوده است، در حالی که منشا این مشکل عدم رعایت نظم درثبت های مالی مربوط به انبار است.
راهکار اولیه (پیشگیرانه):
الزام کاربران به ثبت صحیح عملیات های مالی : مدیر مالی باید کاربران حسابداری رو ملزم کند، که تمام برگههای مرتبط با انبار (خرید، فروش، تولید، مصرف، ضایعات) رو در تاریخ صحیح و با مبلغ صحیح ثبت نمایند.
دائمی کردن اسناد گذشته انبار : در صورت امکان، تمام اسناد گذشته که ممکن است باعث ایجاد این مغایرت در انبار و بهای تمام شده کاردکس شوند، دائمی شوند تا این مشکل تا حد امکان کنترل و از ایجاد مجدد آن جلوگیری شود، و در صورتی هم که نیاز به تغییر نرخ یا تاریخ برگه ها در سطر های گذشته کاردکس باشد و یا ثبت عملیات به تاریخ گذشته حتما باید کاردکس جدید این کالا بعد تغییرات جدید مجددا بررسی شود و در صورت نیاز برگه به برگه عملیات ها مورد بررسی و بازبینی مجدد قرار گیرد.
راهکار پس از ایجاد مشکل :
اصلاح سطر به سطر مطابق با چک لیست نوین پرداز : در صورتی که مغایرت ایجاد شده باشه، باید به صورت سطر به سطر اقدام به بررسی کاردکس هر کالا نمایید و فی وارد شده رو با فی قیمت کاردکس تطبیق داد. به عبارت دیگر، باید آخرین فی درج شده در کاردکس (فی بر اساس آخرین عملیات قبل از عملیات دارای مغایرت منظور است ) را برای عملیات جاری در حوالهها وارد نمایید.به عنوان مثال تولید شماره 13 طبق لیست ارائه شده دارای مشکل ثبت فی در کالایی با کد 365000 می باشد.با انتخاب دکمه اصلاح فاکتور در وضعیت ویرایش قرار می گیرد، در این حالت باید از کاردکس آخرین نرخ سطر بالایی این تراکنش استخراج شود.
در این مرحله کافی است اقدام نمایید به ویرایش سطر اول نرم افزار بطور اتومات آخرین فی واحد قبل از تولید شماره 13 را پیشنهاد می دهد (که این پیشنهاد با استاندارد هم همخوانی دارد)
تصویر ذیل نمایش کاردکس همین کالا می باشد در تاریخ عملیات تولید مربوط به آذر ماه 1404
بعد از اصلاح قیمت کلید تعدیل رو باید مجدد انتخاب نمایید تا برگه تولید ثبت شود.
2-اصلاح بصورت دسته ای : با انتخاب گزینه انتخاب دسته ای اطلاعات بصورت اتومات تمام فی های کاردکس مربوط به همان تاریخ در برگه ها بصورت اتومات درج می کند.
