اهمیت حسابهای سطح کل (کدینگ سطح کل)
قبل از بررسی این مغایرت، لازم است مفهوم حسابهای سطح کل و نقش آن در حسابداری روشن شود. در سیستم حسابداری، کدینگ حسابداری پایهی تهیهی گزارشها و صورتهای مالی است. هرگونه عدمهماهنگی، در کدینگ ها میتواند باعث نمایش نادرست اطلاعات در گزارشات مالی شود.
در نرمافزار حسابداری نوینپرداز، ساختار کدینگ به صورت درختی / سلسله مراتبی پیادهسازی میشود، در این ساختار، دومین لایه طبقهبندی حسابها، حسابهای سطح کل است.
حسابهای سطح کل چیست؟
حسابهای سطح کل، ساختار اساسی صورتهای مالی را تشکیل میدهند و در موارد زیر نیز مورد استفاده قرار میگیرند:
- نوشتن دفاترمالی و مالیاتی
- تهیه و تنظیم گزارشگیریها
- تهیه ترازهای آزمایشی و سایر خروجیهای مالی مورد نیاز حسابداران
بنابراین صحت کدهای سطح کل مستقیماً بر کیفیت گزارشات مالی اثرگذار است.
تعریف طول کد حساب کل در نوینپرداز
طول کد حساب کل برابر است با: طول کد گروه حساب + ارقامی که به حساب کل اختصاص داده شده است.
منشأ مغایرت مورد نظر (کد 8) مربوط به استاندارد نبودن کدهای سطح کل است.
در تنظیمات پیشفرض نرمافزار نوینپرداز (ورژن 6 به بالا):
- حسابهای سطح کل دارای 4 رقم کددهی هستند.
- دو رقم اول نشاندهنده گروه حساب
- دو رقم سمت راست نشاندهنده شماره حساب کل
نکته مهم :
این قابلیت در نرم افزار حسابداری نوین پرداز وجود دارد که کاربر بسته به نیاز و صلاحدید خودش طول کد ها را برای گروه حساب ها، حساب های سطح کل و معین تنظیم نماید ولی با توجه به اینکه در این دوره مالی آزمایشی تست ما از تنظیمات پیش فرض نرم افزار استفاده کردیم، حساب های سطح کل تا 4 رقم و طول کدینگ حساب های سطح معین تا 7 رقم تنظیم شده است.
مثال:
اگر کد گروه «داراییهای جاری» برابر 11 باشد، کد حساب کل «موجودی نقد و بانک» باید 1101 باشد؛ یعنی:
• رقمهای ابتدایی (11) = گروه
• رقمهای سمت راست (01) = شماره حساب کل
منشأ مغایرت
در این مغایرت، سیستم تشخیص میدهد که برخی از حسابهای کل دارای کدی هستند که :
- با کد گروه مربوطه هماهنگ نیست.
- یا کددهی آنها طبق فرمت پیشفرض تنظیم شده (4 رقم و تفکیک دو رقم گروه + دو رقم حساب کل) انجام نشده است.
پیامدهای عدم رفع مغایرت
در صورت عدم اصلاح این مغایرت، احتمال بروز موارد زیر وجود دارد:
- عدم نمایش صحیح اطلاعات در گزارشها و صورتهای مالی
- ایجاد خطا در طبقهبندی و گزارشگیری مبتنی بر کد سطح کل
راهکار رفع مغایرت
پس از انجام بازنگری، لیست حسابهای کل دارای کددهی اشتباه نمایش داده میشود. برای استانداردسازی کدینگ این حسابها، میتوانید از دو روش زیر استفاده نمایید.
- ویرایش تکی (برای موارد محدود): اصلاح کد حساب کل به شکل دستی و مطابق با استاندارد گروه و رقمهای حساب کل، سپس اعمال اصلاح بر اساس قوانین پیش فرض نرم افزار
ویرایش گروهی (برای حجم بالاتر مغایرتها)
- اصلاح دستهای کدهای اشتباه
- کاهش زمان انجام عملیات و جلوگیری از خطای انسانی
نتیجه
با اصلاح کدهای حسابهای کل، ساختار کدینگ سیستم استاندارد میشود و گزارشگیریها مطابق انتظار و بدون تحریف انجام خواهد شد. همچنین، از بروز مشکلات احتمالی در هنگام انتقال دوره و بستن حسابها جلوگیری میگردد.
