تنخواه چیست؟
تنخواه گردان که به انگلیسی Imprest Funds یا Petty Cash نامیده می شود، نوعی سیستم مالی است که در آن مبلغ مشخصی از پول نقد به منظور پرداخت هزینه‌های کوچک و جاری شرکت در اختیار یک فرد یا دپارتمان قرار میگیرد. این مبلغ اولیه به صندوق تنخواه گردان اختصاص داده می‌شود و به مدیر یا کارمندی که مسئول آن است امکان می‌دهد تا هزینه‌های جزئی و اورژانسی مانند وسایل اداری، دفتری، پست، و موارد مشابه را پرداخت کند.
ویژگی کلیدی تنخواه گردان این است که پس از پرداخت هزینه‌ها، سوابق و رسیدها جمع‌آوری می‌شوند و صندوق باید به مبلغ اولیه خود بازگردد. به این ترتیب، وقتی کل هزینه‌ها محاسبه و مستند می‌شوند، مبلغی برابر با هزینه‌های پرداخت شده به صندوق اضافه می‌گردد تا دوباره تنخواه اولیه را بازیابی کند. این روش کمک می‌کند تا کنترل‌های داخلی قوی برای جلوگیری از سوء استفاده یا خطاهای مالی برقرار بوده و همچنین به تسهیل نقدینگی برای خریدهای کوچک کمک کند.
تنخواه دار کیست؟ تنخواه دار چه وظایفی دارد؟
یک تنخواه‌دار بطور کلی چندین وظیفه اصلی دارد که در زیر نام برده شده‌اند:
- تأمین بودجه مورد نیاز جهت پوشش دادن هزینه‌های تایید شده.
- اجرای مخارج بر اساس دستورات صادره از طرف مقامات مجاز به تصمیم‌گیری و اختصاص بودجه.
- جمع‌آوری و نگهداری اسناد مالی تاییدی مانند صورت‌حساب‌های خرید، پیش‌فاکتورها و رسیدهای انبار به عنوان شواهد مالی.
- دریافت گواهی‌های عملکرد یا رسید تحویل داده‌شده کالا را از بخش مربوطه.
- آماده‌سازی و سازماندهی اسناد هزینه و اختصاص آن‌ها به مرکز هزینه مرتبط.
- ارائه اسناد هزینه به دپارتمان مالی به صورت دوره‌ای هر هفته.
- پیگیری های مورد نیاز برای جبران یا بازپرداخت تنخواه.
- ثبت دقیق تمام تنخواه‌های دریافت شده و هزینه‌ها در دفتر مربوط، با دقت به ترتیب زمانی دریافت و پرداخت‌ها.
- ارجاع مبالغ تنخواه استفاده نشده به حساب جاری شرکت در پایان سال مالی، طبق دستور دپارتمان مالی.
- تدوین صورتجلسه نهایی تسویه‌حساب تنخواه گردان با بخش مالی.
- گردآوری گزارش‌های تطبیق بانکی به صورت ماهانه برای حساب تنخواه گردان و رسیدگی به هرگونه تفاوت‌ها یا الصاق‌های موجود و ارسال یک کپی از این گزارش‌ها به دپارتمان مالی در انتهای هر ماه.
- الزام به انجام پرداخت‌های هزینه از طریق چک فقط برای بخش‌های تنخواه‌دار که مطابق با دستورالعمل‌های مقررشده عمل می‌کنند (در موارد ضروری، مسئولین نیز ممکن است با رعایت قوانین مربوطه از بخش مالی تنخواه نقدی دریافت کنند).
- عدم واریز هرگونه پول به حساب تنخواه که مربوط به موارد خارج از تنخواه نباشد.
- اجتناب از هرگونه پرداخت بودجه‌های غیرمرتبط با تنخواه از حساب تنخواه گردان، شامل وام‌ها، مساعدت‌های مالی یا پیش‌پرداخت‌ها.
اما در بخش اول میخواهیم در رابطه با ایجاد و روش مدیریت حساب تنخواه در نرم افزار مالی و حسابداری نوین پرداز صحبت کنیم و لازمه اشاره ای کوتاه داشته باشیم به تعریف تنخواه گردان و بررسی مفهوم تنخواه در حسابداری و بخشی از عارضه های کاربران را در حوزه ثبت های مالی تنخواه بررسی کنیم و در بخش دوم به حل مسئله ثبت های استاندارد تنخواه به هر دو روش تنخواه متغیر از طریق تفصیلی وابسته و تنخواه متغیر از طریق تفصیلی شناور می پردازیم.
در انتهای این مقاله شما میتوانید کلیپ کامل این آموزش را مشاهده کنید.
تنخواه در نرم افزار حسابداری نوین پرداز - بخش 1
همان طور که در ویدئو نیز مشاهده می کنید در بنگاه های اقتصادی و کسب کارها ما با یکسری هزینه های متنوع با مبالغ معمولا سبک که در طی ماه اتفاق افتاده درگیر هستیم برای مدیریت این سبک مخارج بهینه این هست که از ایجاد حساب تنخواه در نرم افزار مالی نوین پرداز و پرداخت هزینه ها توسط شخص تنخواه گردان انجام شود و اینکه از حساب شرکت به کارمندان مختلفی دسترسی یا کارت داده شود امکان پذیر نیست و یا اینکه چنین تراکنش هایی ایجاد کنیم استاندارد نیست و مدیریتشان نیز سخت است.
مخاطب اصلی ما در این آموزش کاربران دپارتمان های حسابداری و مالی شرکت ها و کسبه ای هستند که از نرم افزار مالی نوین پرداز استفاده می کنند و توصیه می کنیم که با دقت این آموزش را بررسی کنند و اصول استاندارد تنخواه و مدیریت حساب تنخواه را در بنگاه اقتصادی خودشان پیاده سازی کنند.
در ایجاد حساب تنخواه دور روش کلی داریم تنخواه ثابت و تنخواه متغیر که در بخش اول روش مرسوم و استاندارد تر و بهینه تری خدمتتون توضیح می دهیم و آن هم روش تنخواه متغیر است که در نرم افزار نوین پرداز به دو شکل قابل انجام است.
و در ادامه خواهیم گفت که در تنخواه ثابت…
هر ماه مبلغی مشخصی به عنوان تنخواه در یک حساب جداگانه واریز شده و مسئولیت آن با یک شخص خواهد بود که به این روش تنخواه ثابت گفته می شود و زیاد مرسوم نیست به علت اینکه تا پایان سال مانده تنخواه ثابت خواهد بود و سمت بستانکار هزینه های انجام شده حساب بانک می باشد.
روش دوم که روش تنخواه متغیر است مرسوم تر است زیرا…
در حسابداری و عملا با هر بار هزینه کرد هم حساب تنخواه متغیر بستانکار می شود، تا تسویه شود و همچنین با توجه به اینکه حساب دائمی می باشد و قابلیت انتقال به سند افتتاحیه دارد باید مانده اش را به دوره بعد انتقال بدهیم.
و در پایان…
آن عارضه ای که علت اصلی ایجاد و تدوین محتوای آموزشی این بخش می باشد این است که علاوه بر اینکه خیلی از کاربران با مفهوم و ماهیت تنخواه آشنا نیستند متاسفانه در جایگاه حساب تنخواه و ثبت های وابسته به این حساب هم به نادرستی سند ایجاد می کنند و سپس در پشتیبانی مطرح می کنند که حال چه کنیم و الان هم که پایان سال هست و مدیریت و اصلاح اسناد سخت است.
خوب حساب تنخواه یک حساب دائمی هست و در جایگاه دارایی جاری قرار می گیرد با توجه به اینکه قدرت نقد شوندگی بالایی دارد.
