پیاده سازی کدینگ مالی در نرم افزار حسابدرای نوین پرداز
پیاده سازی کدینگ مالی با توجه به سوالات مکرر و درخواست فراوان کاربران و مشتریان ارزشمند نرم افزار مالی نوین پرداز در این مقاله آموزشی (در 2 بخش) سعی داریم شما کاربران محترم را بصورت گام به گام با اصول و قواعد پیاده سازی کدینگ مالی منطبق بر آخرین استانداردهای مالی در نرم افزار نوین پرداز آشنا کنیم.
تعریف کدینگ حساب ها
کدینگ مالی سیستمی از اعداد است که برای طبقه بندی اقلام به منظور سهولت در ثبت، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در نرم افزارهای مالی در سراسر دنیا به کار می رود. دلایل استفاده از کدینگ حساب ها ئدر نرم افزارهای مالی عبارت اند از:
- اثر بخشی در شناسایی، ثبت و تحلیل رویدادهای مالی
- استاندارد سازی و ثبات رویه در برخورد با رویدادهای مالی به منظور افزایش قابلیت مقایسه
- کاهش زمان ثبت رویدادها و افزایش سرعت پردازش اطلاعات
- افزایش قابلیت تهیه گزارشات مالی متناسب با نیازهای مدیریت (ترازنامه، سود و زیان و تراز حساب ها، تراز آزمایشی)
قبل از شروع مراحل پیاده سازی کدینگ مالی ذکر چند نکته اساسی الزامی می باشد:
1- هیچ نرم افزار مالی و حسابداری بدون وجود یک حسابدار با تجربه و متخصص به فن حسابداری نمی تواند درست عمل کند، زیرا در موارد زیادی بحث صدور اسناد مالی دوبل حسابداری نرم افزار قادر به تشخیص صحیح حساب بدهکار و بستانکار سند نیست و این مهم کمک به تشخیص صحیح حسابدار می‌باشد.
2- کاربران محترم به این نکته مهم توجه داشته باشند بهترین زمان پیاده سازی کدینگ مالی نرم افزار هنگام شروع دوره مالی و قبل از معرفی حساب ها و ثبت سند افتتاحیه می‌باشد. (عمل بهینه در این بخش این می‌باشد قبل از خرید نرم افزار مالی نوین پرداز راهنمایی این مورد را از کارشناس آموزش و نصب و یا واحد پشتیبانی نوین پرداز بخواهید)
3- کاربران محترم توجه داشته باشند کدینگ مالی پیش فرض نرم افزار نوین پرداز حدود 90% منطبق بر آخرین استاندارد مالی می‌باشد، فقط باید تنظیمات مربوط به دفاتر معین و گروه های تفصیل را در بخش گروه اشخاص و تعریف حساب های تفصیلی انجام دهید.
1- آشنایی با مفاهیم گروه های حساب و گروه های تفصیل در نرم افزار نوین پرداز
انواع گروه حساب ها در حسابداری
اطلاعات پایه زیر منو چارت حساب ها (نمایش درختی حساب ها) گروه حساب ها ماهیت کلی حساب ها را مشخص می‌کند (در ساختار پدر فرزندی حسابداری سطح بالاتر از دفاتر کل هستند) که در صدور سند حسابداری استفاده می‌شوند.
گروه حساب های دارائی از قبیل: وجوه نقد، حسابهای دریافتنی، اسناد دریافتنی، موجودی کالا و …
گروه حساب های بدهی از قبیل: حسابهای پرداختنی، اسناد پرداختنی، حقوق پرداختنی، وام و …
گروه حساب های درآمد از قبیل: درآمد حاصل از فروش کالا و یا خدمات، درآمد اجاره و …
گروه حساب های هزینه از قبیل: هزینه حقوق، هزینه آگهی، هزینه اجاره و ….
گروه حساب های مربوط به حقوق صاحبان سرمایه از قبیل: حساب سرمایه و حساب برداشت
به عنوان مثال در نرم افزار نوین پرداز عدد 11 مربوط به داریی جاری می باشد و یا عدد 12 دارایی غیر جاری این عدد برای این دو گروه بیانگر این مطلب می باشد که حسابی با کد 1 بیانگر دارایی جاری یا غیر جاری می‌باشد.
گروه حساب های تفصیلی
گروه حساب های تفصیلی در واقع جهت طبقه بندی، پیاده سازی کدینگ مالی و یا کدینگ کردن سطح پایانی حساب ها در نرم افزار نوین پرداز (تفصیلی) استفاده می‌گردد و مربوط به اسامی می باشد.
کاربران محترم توجه داشته باشید گروه حساب های حسابداری یا گروه حساب های تفصیلی دو مفهوم کاملا مجزا می‌باشد.
کاربران نرم افزار در این مرحله برای ایجاد گروه های تفصیلی دقت داشته باشید، که علاوه بر گروه های تفصیلی پیش فرض نرم افزار (صندوق ها، بانک، هزینه ها…)، دیگر گروه های تفصیلی مورد نیاز: پرسنل، جاری شرکا، اشخاص و شرکت ها (بستانکاران تجاری)، بستانکاران غیر تجاری، بدهکاران غیر تجاری، تجهیزات و اموال، تسهیلات و… دیگر گروه های مورد نیاز را تعریف می‌کنیم.
نکته 1: به این موضوع توجه داشته باشید که بازه کدهایی که برای هر گروه تفصیلی در نظر می‌گیریم، باید به نحوی انجام گیرد که یک موجودیت در بیش از یک گروه تفصیلی ظاهر نگردد.
نکته 2: برای کد گذاری در این بخش باید حسابدار یا مدیر مالی شرکت با توجه به دامنه فعالیت ها شرکت عمل کند، مدیر مالی باید با توجه به نیاز حداکثری آینده شرکت فضا و جای کافی برای مابقی گروه ها و طبقه بندی مورد نیاز جدید حساب های تفصیلی تعبیه کند.
نکته 3: ذکر این نکته لازم به نظر میرسد که بهتر است جهت طراحی کد های تفضیلی از کدهای یگانه (یونیک) استفاده گردد.
یعنی برای هر شخص حقیقی، حقوقی و… یک تفضیلی منحصر به فرد تعریف شده و در تمامی حساب های معین و کل از همان تفضیلی استفاده گردد، استفاده هوشمندانه از این قابلیت همراه با شناور شدن حساب ها در سطح تفصیلی به گزارش گری جامع، قوی و بهینه حسابداری کمک می کند.
البته برای تسلط بر این قابلیت نیاز به آشنایی با مفهموم تفصیل شناور و نحوه استفاده از آن در نرم افزار حسابداری نوین پرداز می باشد، که در مقالات بعدی در رابطه با این موضوع صحبت می کنیم.
نکته 4: کاربران محترم توجه داشته باشند چنانچه یک گروه تفصیل به بیش از یک حساب معین ارتباط داشته باشد حساب های تفصیلی آن گروه شناور شده است و قابلیت ثبت سند برای ان حساب با دو حساب معین مختلف امکان پذیر می باشد.
2- تعریف و پیاده سازی حساب ها در سطح کل و معین
معمولاً چهار سطح برای حسابهای شرکت تعریف می‌گردد که عبارت است از:
الف) سطح گروه حساب ها
ب) سطح حسابهای کل
ج) سطح حساب های معین
د) سطح حساب های تفضیلی
تعریف و پیاده سازی حساب های سطح کل
این طبقه از حساب ها اقلام صورت های مالی را تشکیل می دهند و هم چنین در نوشتن دفاتر و گزارش گیری از آنها استفاده می شود.
در سیستم طول کد کل عبارت است از، طول کد گروه مربوطه به علاوه ارقامی که به حساب کل اختصاص داده می شود.
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز سطح حساب کل (سطح دوم حساب ها)دارای 4 رقم می باشد(طول کد حساب)
با توجه به اینکه این سرفصل از حساب باید در دفاتر قانونی ثبت شود(دفتر کل) تعریف اصولی این سطح حساب بسیار مهم است. تعریف کدینگ حساب کل باید به نحوی باشد که بتوانیم تمام گزارشات مورد نیاز اداره دارایی را از نرم افزار استخراج کرد.
تراز کل، دفتر کل و سایر گزارشاتی که در سطح کل از نرم افزار حسابداری نوین پرداز استخراج می شود، گزارشاتی حیاتی و کلیدی برای تصمیمات مدیران مالی و بازرگانی در هر کسب و کار می باشد.
حساب کل مهمترین سطح از حساب ها می باشد و در تمام کدینگ های نرم افزار های حسابداری استاندارد وجود دارد. هیچ سیستم مالی دستی و یا کامپیوتری نیز وجود ندارد که حساب کل در آن تعریف نشده باشد.
برای ایجاد حساب کل کافی است دکمه ایجاد یا + را بزنید. در ادامه پنجره ای مشابه پنجره بالا باز می‌شود که در آن میتوان نام حساب کل را وارد کرد.
تعریف و طبقه بندی حساب ها در سطح معین
برای ارائه گزارشات مدیریتی مالی و فروش به افراد درون سازمانی عموما، گزارش در سطح معین ارائه می‌نمایند. چرا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی تر دارند. وقتی حساب سطح کل بصورت ریز یا جزء ارائه می‌شود در واقع معین حساب گزارش شده است.
برای تمام حسابهای کل حساب معین وجود دارد و در واقع حساب معین به واضح کردن حساب کل میپردازد.
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز این سطح از حساب ها دارای 7 رقم می‌باشد (طول کد حساب) که در واقع 4 رقم سمت چپ حساب معین نشان دهنده حساب کل می باشد و 3 رقم سمت راست کد مربوط به خود حساب معین می‌باشد.
طبقه بندی و تعریف دقیق حساب های معین در آغاز کار با نرم افزار کمک بسیار زیادی به تهیه گزارشات مطلوب در پایان هر ماه و دوره مالی می نماید.
توجه: برای تمام حسابهای کل حساب معین وجود دارد و در واقع حساب معین به واضح کردن حساب کل میپردازد.
تعریف حساب معین برای ایجاد حساب کل کافی می باشد، دکمه ایجاد یا + را بزنید پنجره ای مشابه پنجره بالا باز می شود که در آن میتوان نام حساب معین را وارد کرد.
در این بخش باید توجه داشته باشید طبق صحبتی که در اول آموزش مطرح شد باید حتما مشخص کنید که دفتر معینی که ایجاد کرده اید با چه گروه تفصیل و یا گروه های تفصیلی در ارتباط می باشد.
به عنوان مثال در این بخش حساب های دریافتنی با گروه تفصیلی اشخاص در ارتباط می باشد.
توجه: در حسابداری دستی (یا همان حسابداری دفتری ) ما حداکثر تا سطح حساب معین استفاده می کنیم ، ولیکن با به وجود آمدن نرم افزار های مالی سطح حساب های تفصیل به نرم افزارها اضافه گردید.
در مقاله بعدی آشنایی با کدینگ ها به تعریف و تفهیم آخرین سطح از حساب ها (سطح حساب تفصیلی) می پردازیم.
