در نرم افزار حسابداری، گاهی به دلایل سیستمی یا دیتابیسی، ممکن است برگهای(خرید، فروش، انبارگردانی و.. ) ابطال شود، اما سند حسابداری مربوط به آن برگه در زیرسیستم مالی باقی بماند. در چنین شرایطی، وجود اسناد بدون برگه میتواند موجب ابهام و عدم دقت در گزارشهای مالی و حسابداری شود.
دلایل وقوع مغایرت:
- ابطال برگه بدون حذف سند : برگههای اتومات مربوط به عملیات های مختلف، به دلیل بروز خطاهای سیستمی، ممکن است به درستی ابطال شوند اما اسناد حسابداری وابسته به آنها همچنان در سیستم حسابداری باقی بمانند.
- بررسی چکلیست مغایرتگیری : اگر بر اساس چکلیست مغایرتگیری نوینپرداز با چنین مغایرتی روبرو شویم، لازم است این اسناد بهطور کامل حذف شوند.
پیامدها عدم رفع مغایرت :
• وجود اسناد حسابداری فاقد برگه میتواند باعث اختلال در گزارشات مالی و حسابداری شود.
• این مغایرت میتواند بر صحت و دقت حسابهای مالی تأثیر منفی بگذارد و در هنگام انتقال دوره و بستن حساب های نیز مشکل ایجاد نماید.
راهکارهای رفع مغایرت:
برای رفع این مغایرت، دو روش اصلی وجود دارد:
- حذف تکبهتک اسناد :
• کاربر میتواند هر سند را بهطور جداگانه بررسی کند و در صورت عدم وجود برگه مربوطه، آن را حذف کند.
• این روش ممکن است زمانبر باشد و نیاز به دقت بالایی دارد. - حذف گروهی از طریق دکمه حذف گروهی :
• در صورتی که تعداد اسناد فاقد برگه زیاد باشد، استفاده از دکمه حذف گروهی پیشنهاد میشود.
• با این روش، کاربر میتواند بهطور همزمان تمامی اسناد حسابداری بدون برگه را ابطال کند و از بروز خطاهای انسانی جلوگیری نماید.
