این مغایرت زمانی رخ میدهد که کاربر بهصورت سهوی، در هنگام صدور فاکتور خرید یا فروش، بهجای استفاده از حسابهای دائمی مرتبط با طرف حساب (مانند حسابهای دریافتنی و پرداختنی)، از حسابهای معین مرتبط با حسابهای انتظامی استفاده میکند.
حسابهای انتظامی ماهیت کنترلی دارند و صرفاً برای عملیات امانی «ما نزد دیگران» یا «دیگران نزد ما» کاربرد دارند؛ بنابراین استفاده از آنها در فرآیندهای خرید و فروش واقعی، نادرست و مغایرتزا است.
علت ایجاد مغایرت:
ریشهی اصلی این خطا معمولاً به اشتباه در تخصیص حساب معین به گروه تفصیلی اشخاص بازمیگردد. در نتیجه، هنگام انتخاب طرف حساب در فاکتور، سیستم بهجای حساب دائمی، حساب انتظامی را بهطور ناخواسته در سند حسابداری بهکار میگیرد.
نکته مهم :
حسابهای انتظامی هرگز نباید در ثبت فاکتورهای خرید و فروش استفاده شوند و صرفاً برای خروج یا ورود کالاهای امانی یا اسناد تضامنی کاربرد دارند. بنابراین لازم است کاربر هنگام مواجهه با این مغایرت ابتدا ساختار حسابها و گروههای تفصیلی را بازبینی و اصلاح نماید، تا از انتخاب حساب اشتباه بهصورت سیستمی جلوگیری کند و در ادامه عملیات های لیست شده دارای مغایرت را رفع نماید.
راهکار چیست ؟
1- یک روش ساده این است که با استفاده از گزینه اصلاح دسته ای اقدام به رفع مغایرت فوری تمام اسناد و فاکتور های مشکل دار نمایید، که در واقع بصورت سیستمی اصلاح معین ها انجام می شود
2- روش دوم بررسی مورد به مورد فاکتورها و بررسی دقیق تر کدینگ های حساب ها و گروه های تفصیلی مرتبط با حساب تفصیلی طرف حساب فاکتور از حیث این مطلب که حساب معین پیش فرض عملیات های اتومات این گروه تفصیلی باید به دقت بررسی شود، که نیاز است با حسابدار مجموعه خود هم در این زمینه مشورت نمایید.
به جهت بررسی بیشتر این مورد فاکتور شماره 2178 که فاکتور فروش با مبلغ 25 میلیون تومان به آقای ادیب است را با انتخاب گزینه نمایش فاکتور بررسی می نماییم.
خوب همان طور که در تصویر مشخص است، معین فاکتور فروش بجای حساب های دریافتنی ، حساب انتظامی شرکت نزد دیگران انتخاب شده است.
در ادامه باید به بررسی گروه تفصیلی و تنظیمات مربوط به حساب های معین پیش فرض این گروه بپردازیم، زیرا حساب آقای ادیب به عنوان مشتری در این گروه تفصیلی تعریف شده است. حسابهای انتظامی ماهیت کنترلی دارند و صرفاً برای عملیات امانی «ما نزد دیگران» یا «دیگران نزد ما» کاربرد دارند؛ بنابراین استفاده از آنها در فرآیندهای خرید و فروش واقعی، نادرست و مغایرتزا است.
انتخاب گروه تفصیلی اشخاص و شرکت ها
بررسی حساب های معین پیش فرض بدهکار فروش و مرجوعی فروش
خوب همان طور که مشاهده می نمایید، حساب های انتظامی در این بخش تخصیص داده شده، در این مرحله باید اقدام به اصلاح حساب های معین و تخصیص معین صحیح نماییم.
حالات صحیح گروه تفصیلی اشخاص و شرکت ها بعد اصلاحات مورد نیاز
در نهایت طبق چک لیست نوین پرداز فاکتورها تصحیح نمایید و زین پس هم عملیات های اتومات جدید طبق کدینگ جدید و صحیح سند خواهند شد.
پیامدهای مغایرت:
- ثبت اسناد حسابداری اشتباه و غیرواقعی
- ایجاد انحراف در مانده حسابهای دریافتنی و پرداختنی
- بههمریختگی تراز حسابها و ایجاد ترازهای غیرمنطقی
- بروز مغایرت در گزارشهای مالی، صورتهای سود و زیان و ترازنامه
- دشوار شدن پیگیری بدهکاران و بستانکاران واقعی شرکت
- افزایش نیاز به اصلاحات دستی، برگشت مجدد به اسناد حاصل از برگه ها و عملیات های اتومات و سیستمی
