حساب تفصیلی
کلمه تفصیلی در عربی به معنی تشریح کردن و شرح دادن. یعنی در حسابداری ما اگر بخواهیم حسابی را بیشتر شرح دهیم از حساب تفصیلی استفاده می نماییم.
حساب تفصیلی در اصل زیر مجموعه حساب معین می باشد. به این معنی که هر گاه حساب مورد نظر با حساب معین قابل تشخیص نباشد از حسابی با عنوان تفصیلی استفاده می کنند. در واقع از این نوع حساب در علم حسابداری برای شرح کامل یک حساب دیگر استفاده می شود. به عنوان مثال می توان به کمک این نوع حساب برای مشخص شدن و شرح حساب های دریافتی یک شرکت استفاده کرد.
حساب تفصیلی در حسابداری به حساب‌هایی اطلاق می‌شود که جزئیات بیشتری از تراکنش‌ها و فعالیت‌های مالی یک حساب خاص را ثبت و پیگیری می‌کنند. این نوع حساب‌ها معمولاً زیرمجموعه‌ای از حساب‌های (حساب‌های معین) هستند و به منظور ارائه اطلاعات دقیق‌تر و تحلیلی‌تر درباره وضعیت مالی و عملکرد سازمان ایجاد می‌شوند.
ویژگی‌های حساب تفصیلی :
جزئیات دقیق: حساب‌های تفصیلی شامل اطلاعات دقیقی از هر تراکنش، مانند تاریخ، مبلغ، نوع تراکنش و طرف مقابل (مانند مشتری یا تأمین‌کننده) هستند.
تحلیل و گزارش‌دهی: این حساب‌ها به مدیران و حسابداران کمک می‌کنند تا تحلیل‌های دقیق‌تری از عملکرد مالی انجام دهند و گزارش‌های جامع‌تری تهیه کنند.
پیگیری بهتر: با استفاده از حساب‌های تفصیلی، سازمان‌ها می‌توانند پیگیری بهتری بر روی هزینه‌ها، درآمدها و سایر فعالیت‌های مالی داشته باشند.
کنترل داخلی: حساب‌های تفصیلی به تقویت کنترل‌های داخلی کمک کرده و امکان شناسایی خطاها یا تقلب‌ها را افزایش می‌دهند.
ماهیت حساب تفصیلی
حساب های تفصیلی بر خلاف حساب های کل، معین و جزء به تنهایی دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار نمی باشند و در ثبت اسناد قابل استفاده نیستند و حتما باید با توجه به رویداد مالی مربوطه ، سرفصل های مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصیلی مرتبط ثبت گردد.
مثال‌هایی از حساب‌های تفصیلی:
حساب‌های مشتریان: شامل جزئیات مربوط به فروش به هر مشتری، پرداخت‌ها و مانده بدهی
حساب‌ها تأمین‌کنندگان: شامل اطلاعات مربوط به خریدها از هر تأمین‌کننده، پرداخت‌ها و مانده طلب
حساب‌های هزینه: شامل جزئیات هزینه‌های مختلف مانند هزینه‌های اداری، تبلیغاتی و سایر هزینه‌ها
تفصیلی وابسته
در سیستم‌های قدیمی‌تر و سنتی حساب تفصیلی زیرمجموعه معین تعریف می‌شد و بخشی از درختواره کدینگ به شمار می‌آمد. اما این شکل از طراحی، مشکلاتی به همراه داشت. مثل اینکه اگر یک شخص هم خریدار بود و هم فروشنده ، چون‌معین های متفاوتی داشت ناچار بایستی دو تفصیلی برای این شخص ایجاد می‌شد که در اخذ گزارشات و مغایرت‌گیری و … مشکلات متعددی به همراه داشت. این نوع از تعریف تفصیلی را تفصیلی وابسته می‌گفتند.
حساب‌های تفصیلی شناور
در برخی از نرم‌افزارهای حسابداری قابلیتی وجود دارد که حساب‌های تفصیلی می‌توانند به صورت شناور با حساب‌های معین در ارتباط باشند. با استفاده از یک حساب تفصیلی شناور میتوان به حساب‌های معین مختلف مرتبط شده و به اطلاعات آن دسترسی پیدا کرد.
به عنوان مثال: مانند حساب مساعده کارکنان، وام ضروری، حقوق پرداختنی میتوان تنها با یکبار تعریف حساب تفصیلی پرسنل بصورت شناور از تعدد تعریف حساب تفصیلی به روش وابسته امتناع کرد.
حساب چندسطحی در حساب تفصیلی چیست؟
اگر یک حساب تفصیلی به چند زیر طبقه تقسیم بندی شود به آن حساب تفصیلی چند سطحی گفته می‌شود.
برای برخی از کسب و کارها مانند شرکت‌های پیمانکاری که پروژه محور کار می‌کنند یک سطح از حساب تفصیلی کفایت نمی‌کند. لذا سطوح دیگری از تفصیلی نیز به مرور اضافه شدند. که به تفصیلی ۲ و تفصیلی ۳ و … معروف هستند.
نکته: معمولا تفصیلی سطح 2 به بالا در مدیریت مراکز هزینه یا مراکز پروژه و شعب در حسابداری به جهت تهیه گزارشات بهینه هزینه و درآمد بیشتر استفاده می‌شود، ولیکن حسابداران بسته به نیاز و به فراخور گزارشات مورد نیاز مالی و حسابداری از تفصیلی سطوح 2 به بالا در بخش های مختلف سیستم حسابداری خود استفاده کنند.
توجه (1):
کدینگ حساب ها یک ساختار سلسه مراتبی می‌باشد که سه سطحی (کل، معین، تفصیلی سطح 1 ) یا ممکن است خیلی بیشتر باشد. سطوح بالاتر تفصیل به طبقه‌بندی‌های بزرگ‌تر اختصاص می‌یابند و سطوح پایین‌تر به جزییات می‌پردازند. حساب تفصیلی در پایین‌ترین سطح از این سلسله مراتب قرار می‌گیرد.
توجه (2):
با توجه به تعداد زیاد حساب های تفصیلی در شرکت ها که معمولا شامل نام مشتریان و فروشندگان، پرسنل،بانک ها و … است و هر یک از این افراد نیز با حساب های خاصی مرتبط هستند بهتر است که ابتدا گروه حساب های تفصیلی را ایجاد نماییم و گروه های تفصیلی را با حساب های معین مربوطه طبق کدینگ پیشنهادی مدیر مالی ارتباط دهیم و بعد از آن حساب هارا در گروه های مربوطه تعریف نمائیم. این امکان در نرم افزار حسابداری نوین پرداز در اختیار شما کاربران محترم قرار داده شده است.
امکان ایجاد حساب تفصیلی شناور، یکی از قابلیت های کاربردی نرم افزار حسابداری نوین پرداز می باشد، که طبق ویدئو آموزشی در کمترین زمان ممکن می توانید حساب تفصیلی شناور ایجاد کنید و به صدور اسناد مالی و تهیه گزارشات مورد نیاز اقدام کنید.
