فهرست مطالب
مقدمه
دفترچه آموزش کاربردی نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز، شامل آموزش بخش های پرکاربرد و عمومی این نرم افزار می باشد و با این هدف تدوین شده است که کلیه کاربران «به ویژه کاربران جدید»، بدون نیاز به راهنمایی کارشناسان آموزشی نـویـن پـرداز، بتوانند پس از نصب و راه اندازی نرم افزار، از امکاناتی که معمولا در کلیه کسب و کارها و اصناف، بیشترین کاربرد را دارند، استفاده نمایند.
از آنجا که نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز، شامل امکانات فراوانی ویژه هر کسب و کار می باشد، در صورت نیاز به آموزش بیشتر و تخصصی می توانید به سایت NovinAcc.ir مراجعه نمایید.
حداقل سیستم مورد‌نیاز
سخت افزار
- رم: 8G DDR3
- پردازنده: Core i3 نسل 4
- فضای ذخیره سازی: 128G بر روی هارد SSD
نرم‌افزار
- ویندوز 10 نسخه Enterprise یا Pro
- نرم افزار .Net Framework 4.8
- نرم افزار SQL Server 2019 Enterprise
بخش اول :
نصب نرم‌افزار
جهت نصب نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز، دیسک (DVD) نصب نرم افزار را داخل درایو (DVD Drive) مربوطه قرار دهید.بطور معمول پس از انجام این کار، مشابه عکس، پیغام عملیات های قابل انجام بر روی DVD، نمایش داده می شود که با انتخاب گزینه «Run NovinPardaz.exe» نصب کننده نرم افزار اجرا خواهد شد.
در پنجره ظاهر شده، بر روی دکمه «نصب نرم افزار» کلیک کنید و در مرحله بعد، پس از انتخاب دکمه «Install»، منتظر بمانید تا نرم افزارهای پیش نیاز، بصورت اتومات نصب شوند.
در پنجره خوش آمدگویی، پس از کلیک بر روی دکمه «ادامه» می توانید طبق مراحل زیر، ادامه نصب نرم افزار را انجام دهید.
مرحله 1 (توافقنامه): پس از مطالعه توافق نامه و انتخاب گزینه «قوانین را قبول می کنم»، بر روی دکمه «ادامه» کلیک نمایید.
مرحله 2 (انتخاب مسیر نصب): در مرحله انتخاب مسیر، می توانید بر روی دکمه «تغییر مسیر نصب» کلیک نمایید و مسیر نصب نرم افزار را تغییر دهید.
مرحله 3 (انتخاب روش نصب): در این مرحله می توانید عملیات نصب را با دو روش متفاوت ادامه دهید:
روش نصب همه نرم افزارها: این گزینه بصورت پیش فرض فعال می باشد و در صورت انتخاب آن، کلیه نرم افزارهای نـویـن پـرداز که در DVD قرار دارند نصب خواهند شد.
روش نصب نرم افزارهای انتخابی: در صورتی که در نظر دارید فقط نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز را نصب نمایید، این گزینه را انتخاب کنید. در این حالت با کلیک بر روی دکمه «ادامه» به مرحله انتخاب نرم افزار (مرحله 4) خواهید رفت.
مرحله 4 (انتخاب نرم افزار): همانطور که در مرحله قبل توضیح داده شد، تنها در شرایطی به این مرحله منتقل خواهید شد که گزینه «نصب نرم افزارهای انتخابی» را انتخاب کرده باشید.
دقت داشته باشیـد، از بیــن گزینه های موجود در این پنجره، گزینه «NovinAcc» مربوط به حسابداری نـویـن پـرداز می باشد و می توانید با کلیک بر روی دیگر گزینه ها و انتخاب «This feature will not be available» نصب دیگر نرم افزارها را غیرفعال نمایید. با کلیک بر روی دکمه «ادامه» به مرحله تایید نصب (مرحله 5) خواهید رفت.
مرحله 5 (تایید نصب): در این مرحله بر روی دکمه «شروع نصب» کلیک نمایید.
مرحله 6 (شروع نصب) : در این مرحله، عملیات نصب نرم افزار شروع خواهد شد.
نکته: عملیات نصب در این مرحله، نسبت به برخی شرایط می تواند بین 4 تا 10 دقیقه زمان بر باشد.
مرحله 7(پایان نصب) : رسیدن به این مرحله به معنی نصب موفقیت آمیز نرم افزار می باشد و می توانید بر روی دکمه «پایان عملیات» کلیک نمایید.
بخش دوم : ورود به نرم افزار (اجرای نرم افزار، تعریف شرکت و تعریف سال مالی)
1-2: اجرای نرم افزار
پس از پایان عملیات نصب، بصورت خودکار آیکون میانبر نرم افزار با نام «حسابداری نـویـن پـرداز» بر روی صفحه اصلی ویندوز (Desktop) ایجاد خواهد شد که با اجرای آن، پنجره ورود به نرم افزار نمایش داده خواهد شد.
2-2: تعریف شرکت
یکی از امکانات کاربردی نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز، امکان تعریف شرکت های مختلف می باشد. با استفاده از این قابلیت می توانید شرکت های مختلف را تعریف کرده و برای هر شرکت سال های مالی مختلف تعریف نمایید.
پس از اجرا شدن نرم افزار، ابتدا باید عنوان شرکت را وارد کنید « 1» و سپس بر روی دکمه تایید «2» کلیک نمایید تا نام شرکت به لیست شرکت ها افزوده شود.
3-2: تعریف سال مالی
به صورت کلی به دوره 12 ماهه‌ای که اصناف و شرکت ها برای اهداف مالی و حسابداری خود در نظر می‌گیرند، سال مالی گفته می شود که معمولا بصورت سالانه (از ابتدای فروردین هر سال تا آخرین روز اسفند ماه همان سال) می باشد.
جهت تعریف سال مالی، بعد از کلیک بر روی دکمه مربوطه «1» گزینه افزودن دوره مالی جدید «2» را انتخاب نمایید و در مرحله روی گزینه نرم افزار حسابداری «3» کلیک کنید.
نرم افزار حسابداری شعب نـویـن پـرداز چه محصولی است؟ نرم افزار حسابداری شعب نـویـن پـرداز، به کسب و کارهایی که دارای چند شعبه در مناطق، شهرها و حتی کشورهای مختلف هستند کمک می کند که بطور دائم و لحظه ای بر امور مالی و فروش شعب خود نظارت داشته باشند.
از مزایای برتر این نرم افزار، می توان به اجرا در حالت آفلاین اشاره نمود. با این مزیت در صورت قطعی اینترنت و یا از دسترس خارج شدن حسابداری مرکزی، شعبات می توانند بدون هیچ اختلالی به کار خود ادامه دهند.
1- نوع دوره مالی را در حالت سالانه«1»، فصلی«2» یا بازه تاریخی دلخواه «3»را تعیین نمایید.
2- عنوان دوره مالی را وارد نمایید«4».
3- در قسمت کد کاربری «5» عدد 1 و در قسمت رمز عبور «6» رمز پیش فرض 1111 را وارد نمایید.
بخش سوم :
آشنایی با محیط نرم افزار
1-3- منوهای اصلی
این بخش در قسمت بالای صفحه اصلی نرم افزار قرار دارد و بطور کلی تمام تعاریفعملیات ها، دریافت گزارشات و تنظیمات از این بخش قابل انجام می باشند که از پرکاربردترین منوها، می توان به موارد زیر اشاره نمود:
1- منوی اطلاعات پایه
اگر بخواهیم این منو را بطور ساده توضیح دهیم، می توان گفت: هر آنچه که در نرم افزار حسابــداری نیاز به تعریف دارد، از طریق گزینه های این منو تعریــف می شوند. که بعنوان مثال می توان به تعاریفی مانند: کالاها، اشخاص، بانک ها و صندوق ها اشاره نمود.
2- منوی عملیات
همانطور که از اسم این منو مشخص است، برای انجام کلیه عملیات ها مانند: ثبت فاکتورها، عملیات خزانه (دریافت، پرداخت) و دیگر عملیات های مشابه از این منو استفاده می شود.
3- منوی گزارشات
جهت دریافت گزارشاتی مانند: لیست فاکتورهای ثبت شده، گردش بانک، صندوق اشخاص و گزارشات مشابه، می توانید از این منو استفاده نمایید.
2-3- دکمه های دسترسی سریع
این بخش در سمت راست صفحه اصلی قرار گرفته است که شامل برخی از گزینه های پرکاربرد منوهای اطلاعات پایه، عملیات و گزارشات می باشد. استفاده از این دکمه ها می تواند در سرعت کار با نرم افزار موثر باشد.
3-3- جستجوگر نرم افزار
در صورتی که به دنبال گزینه ای می گردید که نمی دانید این گزینه در کدام منوی نرم افزار قرار دارد، می توانید با درج بخشی از نام گزینه مورد نظر در داخل جستجوگر، آن را پیدا نمایید. بطور مثال: جهت دسترسی به عملیات پرداخت کافی است واژه ((پرداخت)) را درج نمایید و از بین گزینه های پیشنهادی ((صدور سند پرداخت)) را انتخاب نمایید.
روش های مختلف کار با بخش های مختلف نرم افزار:
روش اول: استفاده از گزینه های موجود در منوها
روش دوم: استفاده از دکمه های دسترسی سریع
روش سوم: استفاده از کلیدهای میان بر. بطور مثال هنگامی که در صفحه اصلی نرم افزار قرار دارید، می توانید با فشردن حرف ((ک)) از روی صفحه کلید، به پنجره مدیریت کالاها دسترسی داشته باشید.
روش چهارم: جستجوگر نرم افزار
بخش چهارم :
مدیریت کالاها (گروه بندی و تعریف کالاها)
از این بخش جهت تعریف، ویرایش مشخصات، قیمت گذاری، گروه بندی و دیگر موارد وابسته به کالا استفاده می شود.
جهت ورود به این بخش از منوی اطلاعات پایه > گزینه کالاها > سپس مدیریت کالاها را انتخاب نمایید.
1-4: تعریف گروه کالا
جهت تعریف گروه جدید، با کلیک راست در قسمت سمت راست پنجره مدیریت کالاها و انتخاب گزینه تعریف گروه جدید «1»، پنجره افزودن گروه، نمایش داده می شود.
پس از وارد نمودن نام دلخواه در قسمت عنوان گروه«1» و کلیک بر روی دکمه ثبت«2»، گروه مورد نظر به لیست گروه های کالا، اضافه خواهد شد.
2-4- تعریف کالا
جهت تعریف کالا، در پنجره مدیریت کالاها پس از کلیک بر روی دکمه اضافه «1» و سپس انتخاب کالای عمومی «F1»، طبق توضیحات زیر مشخصات مهم کالا را وارد نمایید.
1– کد کالا: این کد می تواند بصورت دلخواه در نظر گرفته شود و یا اگر کالا دارای بارکد می باشد «مانند کالاهای بسته بندی»، بارکد را در این قسمت وارد نمایید.نکته: کد کالا نمی تواند تکراری باشد.
2 – نام کالا: پیشنهاد می شود نام کالایی که در این قسمت وارد می کنید، بصورت مختصر و مفید باشد.
3 – گروه کالا: گروه کالا را از این لیست انتخاب نمایید.
4 – واحد کالا: از لیست واحدهای کالا، گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید. در صورت نیاز به تعریف واحدهای بیشتر، می توانید با کلیک بر روی دکمه مربوطه «5» واحد مورد نظر خود را تعریف نمایید.
6– فی فروش: در قسمت جزئی «7»، قیمت فروش کالا را وارد نمایید.
8- چند واحدی: در صورتی که در زمان انجام عملیات هایی مانند خرید یا فروش، از واحدهای مختلف کالا استفاده می نمایید، می توانید طبق آموزش زیر واحدهای دیگر را تعریف نمایید.
مثال: هر 10 عدد از کالای در حال تعریف معادل 1 بسته می باشد.
پس از کلیک بر روی دکمه مربوطه «9» از لیست نمایش داده شده واحد بسته را انتخاب نمایید. و در قسمت واحد پایه «10» مقدار 10 که نشان دهنده مقدار واحد کوچکتر یعنی عدد است را وارد کرده.
11- بارکد: اگر بارکدهای مختلف بر روی کالای در حال تعریف درج شده است یا بارکدهای مربوط به دیگر واحدهای کالا با بارکد واحد پایه متفاوت می باشد همچنین ممکن است قیمت فروش واحدهای مختلف، با یکدیگر متفاوت باشد، می توانید از گزینه های این قسمت استفاده نمایید.
مثال: هر 10 عدد از کالای در حال تعریف در 1 بستـه قرار دارد که بارکد روی کالا و بارکد روی بسته با یکدیگر متفاوت می باشند و در صورت فروش کالا بصورت بسته ای، قیمت کالا با تخفیف و قیمت کمتر محاسبه می شود.
پس از وارد کردن بارکد مندرج بر روی بسته «12»، عنوان مورد نظر که می تواند با نام واحد دوم یکسان باشد را وارد نمایید «13».
در قسمت تعیین فی فروش به سه روش امکان پذیر می باشد:
– انتخاب فی فروش بر اساس فاکتور «14» : با انتخاب این گزینه، قیمت کالا طبق قیمتی که در ابتدای ثبت فاکتور فروش توسط کاربر انتخاب می شود، محاسبه می شود.
– انتخاب فی فروش «15» : با کمک این گزینه، می توانید از لیست سطوح قیمت یکی از گزینه هایی که در قسمت فی فروش «16» برای کالا در نظر گرفته اید را انتخاب نمایید.
– فروش در فی تعیین شده: در این قسمت می توانید قیمت ثابتی را برای فروش کالا وارد نمایید.
17- مقدار: مطابق مثال، در این قسمت مقدار 10 را وارد نمایید.
18- انبار: این گزینه مخصوص کسب و کارهایی است که دارای چند انبار می باشند. با استفاده از این گزینه می توان مشخص کرد که هنگام استفاده از این بارکد در فاکتورهاموجودی کالا از کدام انبار کسر یا به کدام انبار اضافه گردد.
در صورت اطمینان از اطلاعات وارد شده بر روی دکمه تایید کلیک نمایید تا کالای مورد نظر به لیست کالاها افزوده شود.
بخش پنجم :
مدیریت اشخاص (گروه بندی و تعریف اشخاص)
به تمام مشتریان، فروشندگان یا شرکت هایی که کالای شما را تامین می کنند یا بطور کلی افرادی که با آن ها مراودات مالی دارید، «اشخاص» گفته می شود.
جهت دسترسی به پنجره مدیریت اشخاص، از منوی اطلاعات پایه > گزینه اشخاص > سپس لیست اشخاص را انتخاب نمایید.
1-5: تعریف گروه اشخاص
اشخاص می توانند با توجه به نیاز یا طبق سیاست های خاص هر کسب و کار، در گروه های مختلف دسته بندی شوند. بعنوان مثال: گروه مشتریان و گروه تامین کنندگانعنوان گروه هایی هستند که معمولا در هر کسب و کاری قابل تعریف می باشند.
جهت تعریف گروه جدید، پس از کلیک راست در قسمت لیست گروه ها، گزینه تعریف گروه جدید «1» را انتخاب نمایید. در پنجره مشخصات گروه اشخاص، نام مورد نظر را وارد کرده و «2» با کلیک بر روی دکمه ثبت «3» ، اطلاعات را ذخیره نمایید.
2-5: تعریف اشخاص
جهت تعریف شخص جدید، در پنجره مدیریت اشخاص، پس از کلیک بر روی دکمه افزودن«1» ، پنجره مشخصات شخص ظاهر خواهد شد. طبق توضیحاتی که در ادامه به آن اشاره شده است، اطلاعات مورد نظر را وارد نمایید.
1– کد شخص: کد پیش فرضی که در این قسمت قرار دارد، نسبت به گروهی که از لیست گروه ها انتخاب می نمایید، مشخص می شود. در صورت نیاز می توانید کد دلخواه خود را وارد نمایید.
2 – گروه اشخاص: از این لیست می توانید گروهی که در نظر دارید شخص در آن قرار گیرد، انتخاب نمایید.
3 – عنوان: این لیست شامل واژه ها یا پیشوندهایی است که می تواند جنسیت یا نوع شخص را مشخص نماید که از مهم ترین آن ها می توان به: آقا، خانم یا شرکت اشاره نمود. در صورت نیاز به تعریف عناوین بیشتر با کلیک بر روی دکمه «4»می توانید موارد دلخواه خود را اضافه نمایید.
5 – نام و نام خانوادگی: همانطور که از عنوان این قسمت ها مشخص است،می توانید مشخصات فردی شخص یا شرکت را در این قسمت ها وارد نمایید.
6 – شماره تماس: پس از وارد کردن عنوان «7» (عناوینی مانند: همراه، تلفن ثابت تلفن شرکت) و شماره تماس «8» ، با فشردن کلید «Enter» از روی صفحه کلید یا کلیک بر روی علامت تیک مقابل فیلد شماره «9» ، شماره وارد شده برای شخص در نظر گرفته خواهد شد.
10 – مشخصات ارتباطی: در این قسمت می توانید اطلاعاتی مانندآدرس منزل، آدرس محل کار و کد پستی شخص را وارد نمایید.پس از وارد کردن مشخصات، بر روی دکمه تایید «11» کلیک نمایید تا شخص مورد نظر به لیست اشخاص اضافه گردد.
بخش ششم :
تعریف بانک و صندوق
بیشترین کاربرد حساب های بانک و صندوق، در عملیات های دریافت، پرداخت و دفتر چک می باشد. بعنوان مثال: در زمان دریافت وجه نقد از مشتری، باید صندوق دریافت کننده را مشخص نمایید یا در زمان پرداخت چک، باید مشخص شود برگه چک پرداختی، متعلق به کدام بانک تعریف شده در نرم افزار می باشد.
1-6: تعریف صندوق
جهت تعریف صندوق، از منوی اطلاعات پایه > گزینه صندوق را انتخاب نمایید.
در لیست صندوق ها، بطور پیش فرض «صندوق مرکزی یک» تعریف شده است. در صورت نیاز به تعریف صندوق های بیشتر، بر روی دکمه اضافه «1» کلیک نمایید.
در قسمت عنوان «2» یک نام دلخواه برای صندوق در نظر بگیرید. با کلیک بر روی دکمه ثبت «3» ، صندوق مورد نظر به لیست اضافه خواهد شد.
2-6: تعریف بانک
جهت تعریف بانک، از منوی اطلاعات پایه > گزینه بانک را انتخاب نمایید.
در پنجره لیست بانک ها، پس از کلیک بر روی دکمه افزودن «1» می توانید مشخصات بانک را وارد نمایید.
پس از وارد کردن نام بانک «1»، نام شعبه «2»، کد شعبه «3»، شماره حساب «4» شماره شبا «5»، شماره کارت «6» و کلیک بر روی دکمه تایید «7»، بانک مورد نظر به لیست بانک ها اضافه خواهد شد.
بخش هفتم :
تعریف دسته چک
استفاده از دسته چک در زمان خرید کالا یا پرداخت بابت حساب تامین کنندگان، یکی از مرسوم ترین عملیات هایی است که در آن از چک استفاده می شود.
– یکی از مزایای استفاده از دسته چک، ردیابی و پیدا کردن مغایرت بین تعداد و شماره چک های موجود در نرم افزار و تعداد و شماره چک های فیزیکی (واقعی) موجود در دسته چک می باشد.
بطور مثال: گاهی اوقات ممکن است چک یا چک هایی را خرج کرده باشید که سند آن در نرم افزار حسابداری نوین پرداز ثبت نشده است. در این صورت می توان با کمک گزارشاتی که نرم افزار حسابداری نوین پرداز ارائه می دهد، چک هایی که سند پرداخت آنها ثبت نشده است را مشاهده نمود.
– یکی دیگر از مزایای تعریف دسته چک، امکان مشاهده شماره چک های موجود و پیشنهاد اولین شماره چک موجود در عملیات های مختلف مانند پرداختمی باشد. این امر ضمن تسریع در ثبت سند، باز هم مزیت اطلاع از وجود یا عدم وجود مغایرت بین برگه چک های موجود در نرم افزار و دسته چک فیزیکی (واقعی) را ایجاد خواهد کرد.
جهت تعریف دسته چک، از منوی اطلاعات پایه > گزینه دسته چک را انتخاب نمایید.
در پنجره ظاهر شده، بر روی دکمه افزودن «1»، کلیک کرده و در مرحله بعد، پس از انتخاب بانک مورد نظر «2»، با وارد کردن اولین شماره سریال چک باقیمانده در دسته چک «3»، سپس وارد کردن تعداد برگه چک های موجود «4»، نرم افزار بصورت خودکار آخرین سریال را محاسبه خواهد کرد. با کلیک بر روی دکمه تایید «5»، سریال چک ها به دسته چک اضافه خواهد شد.
بخش هشتم :
عملیات خزانه (دریافت و پرداخت)
به کلیه عملیات های وابسته به وجوه نقدی و اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چک، عملیات خزانه گفته می شود.
1-8- عملیات دریافت
این عملیات زمانی که در نظر دارید از اشخاص، وجه نقد یا چک دریافت نمایید و یا سند وجهی که اشخاص به حساب های بانکی واریز کرده اند را ثبت نمایید، مورد استـــفاده قرار می گیرد که می توانـد.
بـه دلایلی مانند: بدهکاری قبلی اشخاص باشد و یا همزمان با ثبت فاکتور فروش، دریافت آن نیز ثبت شود.جهت انجام عملیات دریافت بابت مانده حساب قبلی، از منوی عملیات > گزینه عملیات خزانه > و سپس صدور سند دریافت استفاده نمایید.
در اولین مرحله باید از لیست اشخاص، شخص مورد نظر را انتخاب نمایید.
در مرحله بعد پس از وارد کردن شرح دلخواه «1»، بر روی دکمه افزودن «2»، کلیک کرده تا پنجره انتخاب نوع دریافت باز شود و طبق توضیحات زیر، گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
1 – دریافت نقدی(F1) : در شرایطی که دریافت بصورت وجه نقد باشد، از این گزینه استفاده می شود.
پس از انتخاب این گزینه، پنجره مربوط به آن ظاهر خواهد شد که با وارد کردن مبلغ مورد نظر «1»، انتخاب صندوق دریافت کننده وجه «2»، و کلیک بر روی دکمه تایید «3»، دریافت نقدی به برگه دریافت افزوده خواهد شد.
2 – دریافت حواله بانکی(F2) : در شرایطی که دریافت بصورت عملیات های بانکی مانند: کارت به کارت، پایا، ساتنا، دریافت از طریق کارتخوان و دیگر عملیات ها باشد می توانید از این گزینه استفاده نمایید.
پس از انتخاب این گزینه، بانک مورد نظر را انتخاب نمایید «1»، مبلغ واریزی را وارد نمایید «2» و با انتخاب نوع عملیات «3» و کلیک بر روی دکمه تایید «4»، اطلاعات وارد شده را ذخیره کنید.
3 – دریافت چک(F3): در صورتی که قصد دارید از شخص مورد نظر، چکی را دریافت نمایید، این گزینه را انتخاب کنید.در پنجره مربوط به اطلاعات چک دریافتی تاریخ سررسید چک «1»، مبلغ «2»، بانک صادر کننده چک «3»، شماره سریال «4» را وارد نمایید و پس از تعیین نوع چک «5» در یکی از حالت های سنتی، یکپارچه و یا صیادی، با کلیک بر روی دکمه تایید «6»، اطلاعات را ذخیره نمایید.
4 – انتقال حساب (F4): از این گزینه جهت انتقال بدهکاری یک شخص به شخصی دیگر یا حساب تفصیلی دیگر استفاده می شود.به این نکته توجه داشته باشید، جهت ثبت نهایی عملیات دریافت، بر روی دکمه ذخیره «1» کلیک نمایید.
2-8: عملیات پرداخت
بیشترین کاربرد این عملیات در زمان پرداخت وجه نقد، پرداخت چک و یا واریز وجه از طریق عملیات های بانکی به حساب اشخاص می باشد و معمولا بابت بستانکاری (طلب) قبلی یا همزمان با ثبت فاکتور خرید، مورد استفاده قرار می گیرد. جهت انجام عملیات پرداخت بابت بستانکاری (طلب) قبلی، از منوی عملیات > گزینه عملیات خزانه > و سپس صدور سند پرداخت ر ا انتخاب نمایید.
در پنجره ظاهر شده، گزینه اشخاص «1» را انتخاب نمایید و سپس از لیست اشخاص، شخص مورد نظر را انتخاب نمایید.
در مرحله بعد، پس از وارد کردن شرح دلخواه «1»، بر روی دکمه افزودن «2» کلیک کرده و طبق توضیحات زیر، گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
1 – پرداخت نقدی(F1) : پس از انتخاب این گزینه، در پنجره ظاهر شده، مبلغ مورد نظر را وارد کرده «1» و با کلیک بر روی دکمه تایید «2» اطلاعات وارد شده را ثبت نمایید.
2 – پرداخت حواله(F2) : اگر از طریق یکی از عملیات های بانکی مانند: کارت به کارت کارتخوان، پایا، ساتنا و دیگر عملیات ها، وجهی را به حساب شخص بستانکار واریز نموده اید، جهت ثبت سند پرداخت آن می توانید از این گزینه استفاده کنید.
در پنجره مربوط به این گزینه، از لیست بانک های تعریف شده«1»، بانک مورد نظر را انتخاب نمایید. پس از وارد کردن مبلغ مورد نظر«2»، می توانید از قسمت عملیات «3»، نوع واریز را مشخص کرده و با کلیک بر روی دکمه تایید «5»، اطلاعات را ثبت نمایید.
یکی از امکانات کاربردی نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز، کارمزدهای بانکی تعریف شده طبق آخرین نرخ بانک مرکزی با قابلیت بروزرسانی اتوماتیک و استفاده از آنها در هنگام ثبت سند پرداخت می باشد.
در صورت کلیک بر روی گزینه مربوط به محاسبه کارمزد بانکی «4»، بصورت خودکار مبلغ کارمزد از موجودی بانک کسر خواهد شد و این مبلغ در هزینه های کارمزد لحاظ خواهد شد.
3– پرداخت چک شخصی(F3): همانطور که از عنوان این گزینه مشخص است، در صورت پرداخت چکی که به نام شما یا شرکت شما می باشد، می توانید از این گزینه استفاده نمایید.
در پنجره اطلاعات چک پرداختی، پس از وارد کردن تاریخ سررسید چک«1»، مبلغ چک«2»، بانک صادرکننده«3»، شماره سریال «4» و انتخاب نوع چک«5» در حالت های سنتی یکپارچه و صیادی با کلیک بر روی دکمه تایید«6» اطلاعات را ذخیره نمایید.
4–پرداخت چک اشخاص(F4) : از این گزینه جهت ثبت سند چکی که از شخصی دریافت کرده اید و به شخص دیگری خرج می کنید، استفاده می شود.در پنجره مربوط به این گزینه، پس از وارد کردن سریال چک مورد نظر و اطمینان از اطلاعات چک، بر روی دکمه تایید کلیک نمایید.
5– انتقال حساب (F5) : جهت انتقال بستانکاری شخصی به شخص یا حساب تفصیلی دیگر، از این گزینه استفاده نمایید.
جهت ثبت نهایی عملیات دریافت، بر روی دکمه ذخیره«1» کلیک نمایید.
بخش نهم :
صدور فاکتور
یکی از مهم ترین و پرکاربردترین عملیات های نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز صدور فاکتورهای مختلف مانند: فاکتورهای خرید، فروش و مرجوعی می باشد که در ادامه پرکاربردترین این عملیات ها، توضیح داده شده است.
1-9: صدور فاکتور خرید
جهت صدور فاکتور خرید، از منوی عملیات > گزینه صدور فاکتور > و سپس صدور فاکتور خرید را انتخاب نمایید.
از لیست ظاهر شده، شخص مورد نظر را جستجو کنید و با کلیک بر روی دکمه انتخاب «1» و یا فشردن کلید «Enter» از روی صفحه کلید، شخص را انتخاب نمایید.
در مرحله بعد به 2 روش می توانید کالای مورد نظر را انتخاب نمایید.
روش اول:کد کالای از قبل تعریف شده را در قسمت مربوطه «1» وارد نمایید.
روش دوم: با انتخاب دکمه مشخص شده «2»، لیست کالاهای تعریف شده ظاهر خواهد شد و می توانید کالای مورد نظر را از این لیست جستجو و انتخاب نمایید.
پس از انتخاب کالای مورد نظر، مقدار آن را وارد نمایید «3»، سپس با وارد کردن قیمت خرید در قسمت فی واحد «4» و فشردن دکمه تایید «5»، کالا را به فاکتور اضافه نمایید. همچنین می توانید به همین روش دیگر کالاها را اضافه کنید.در صورت پرداخت وجه نقد، چک و یا حواله بانکی بابت فاکتور در حال ثبت، دکمه صدور پرداخت «1» را انتخاب کرده و طبق آموزش های عملیات پرداخت، هم زمان با ثبت فاکتور، سنـد پرداخت آن را ثبت نمایید.پس از اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده، جهت ذخیره فاکتور بر روی دکمه ذخیره «2» کلیک نمایید و در مرحله بعد در صورت نیاز به چاپ فاکتور دکمه چاپ را انتخاب کنید در غیر اینصورت بر روی دکمه تایید کلیک نمایید.
2-9: صدور فاکتور فروش
قبل از آنکه به آموزش فاکتور فروش بپردازیم، به اینکه نکته کاربردی توجه داشته باشید: در نرم افزار حسابداری نـویـن پـرداز دو نوع فاکتور فروش در نظر گرفته شده است.
نوع اول-فاکتور فروش استاندارد: این نوع فاکتور، بطور معمول مناسب کسب و کارهایی است که در اکثر فاکتورها از دریافت چک، ثبت پورسانت بازاریاب، ثبت هزینه های فاکتور یا عملیات های مشابه استفاده می نمایند.
از جمله این کسب و کارها می توان به شرکت های توزیع و پخش محصولات اشاره نمود.
جهت صدور فاکتور فروش از منوی عملیات > گزینه صدور فاکتور > گزینه فاکتور فروش را انتخاب نمایید.
از لیست ظاهر شده، شخص مورد نظر را انتخاب نمایید.
در مرحله بعد، پس از فشردن کلید «Enter»، پنجره افزودن کالا نمایش داده می شود که به 2 روش می توانید کالای مورد نظر را انتخاب نمایید.
روش اول، وارد کردن کد کالای از قبل تعریف شده: کد کالا را در قسمت مربوطه «1» وارد نمایید.
روش دوم، انتخاب کالا از لیست کالاهای تعریف شده: با انتخاب دکمه مشخص شده «2»، لیست کالاهای تعریف شده ظاهر خواهد شد و می توانید کالای مورد نظر را از این لیست جستجو و انتخاب نمایید.
پس از انتخاب کالای مورد نظر، مقدار آن را وارد نمایید «3»، سپس با وارد کردن قیمت فروش در قسمت فی واحد «4» و فشردن دکمه تایید «5»، کالا را به فاکتور اضافه نمایید. همچنین می توانید به همین روش دیگر کالاها را اضافه کنید.
در صورت دریافت وجه نقد، چک و یا حواله بانکی بابت فاکتور در حال ثبت، دکمه صدور دریافت (F8) را انتخاب کرده و طبق آموزش های عملیات دریافت، هم زمان با ثبت فاکتور، سند دریافت آن را ثبت نمایید.
پس از اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده، جهت ذخیره فاکتور بر روی دکمه ذخیره کلیک نمایید و در مرحله بعد در صورت نیاز به چاپ فاکتور دکمه چاپ را انتخاب کنید در غیر اینصورت بر روی دکمه تایید کلیک نمایید.
نوع دوم-فاکتور فروشگاهی: این نوع فاکتور، با توجه به ظاهر و قابلیت های متفاوت نسبت به فاکتور فروش استاندارد مانند: سرعت بالا در انجام عملیات، ارتباط هم زمان با 4 کارتخوان و ارتباط با ترازوهای فروشگاهی، مناسب کسب و کارهایی است که سرعت پاسخگویی مشتری از اولویت های بالا محسوب می شود. از جمله این کسب و کارها می توان به انــواع فروشگاه ها، رستـوران ها و کافی شاپ ها اشاره نمود.
جهت استفاده از فاکتور فروشگاهی، از منوی عملیات > گزینه صدور فاکتور > گزینه فاکتور فروش فروشگاهی را انتخاب نمایید.
پس از باز شدن فاکتور فروشگاهی، به 3 روش می توانید کالا را به فاکتور اضافه نمایید:
روش اول، وارد کردن کد کالا: وارد کردن کد یا بارکد کالا در قسمت مربوطه «1» سپس فشردن کلید «Enter» از روی صفحه کلید.
روش دوم، انتخاب کالا از طریق دکمه های میان بر: در سمت راست فاکتور فروشگاهی، گروه های کالا بصورت سربرگ«2» و کالاها بصورت دکمه میان بر «3» قرار داده شده اند. که می توانید پس از انتخاب گروه مورد نظر، با کلیک بر روی کالای زیر مجموعه، آن را به فاکتور اضافه نمایید.
روش سوم، انتخاب از لیست کالاها: در صورت نیاز به جستجوی کالا، با کلیک بر روی قسمتی که کد کالا را وارد می نمایید «1» و فشردن کلیک «Enter» از روی صفحه کلید لیست کالاها ظاهر شده و می توانید کالای مورد نظر خود را پیدا کرده و به فاکتور فروش اضافه نمایید.
جهت ثبت فاکتور می توانید از دکمه های ذخیره و نقدی استفاده نمایید که عملکرد هر کدام در ادامه توضیح داده شده است.
دکمه ذخیره «4»: با کلیک بر روی این دکمه، فاکتور بدون دریافت ذخیره خواهد شد و مبلغ فاکتور به حساب بدهکاری طرف حساب ثبت می شود.
دکمه نقدی «5»: با کلیک بر روی این دکمه، پنجره دریافت نمایش داده خواهد شد. در این مرحله می توانید دریافت را در حالت های دریافت نقدی، دریافت توسط کارتخوان و یا ترکیبی، ثبت نمایید.
– دریافت نقدی: در صورت دریافت وجه نقد، مبلغ دریافتی را در قسمت نقدی«1» وارد نمایید.
– کارتخوان: همانطور که در ابتدای آموزش این قسمت توضیح داده شد، در فاکتور فروش فروشگاهی قابلیت ارتباط همزمان با 4 کارتخوان وجود دارد. و در صورتی که دریافت مبلغ فاکتور با استفاده از دستگاه کارتخوان انجام شود، می توانید به روش زیر اقدام نمایید:
• مبلغ را در قسمت مربوط به کارتخوان مورد نظر«2»، وارد نمایید.
• بر روی نماد کارتخوان«3»، کلیک کرده تا ارسال مبلغ روی کارتخوان انجام شود.
• کارت بانکی مشتری را بکشید و رمز کارت را وارد نمایید.
– دریافت ترکیبی: در صورتی که دریافت بصورت مبلغ نقدی و کارتخوان، استفاده از کارتخوان های مختلف یا استفاده از کارت های بانکی مختلف انجام شود، می توانید از این روش استفاده نمایید.
بعنوان مثال: در دریافت نقد و کارتخوان، ابتدا مبلغی وجه نقد را در قسمت مربوطه«1»، وارد نمایید و جهت الباقی مبلغ، عملیات مربوط به دریافت از طریق کارتخوان را انجام دهید.
الباقی وجه : گاهی مواقع ممکن است به دلایل مختلف مشتری مبلغ بیشتری نسبت به مبلغ فاکتور، توسط کارت خود پرداخت نماید. و ممکن است تفاوت این دو مبلغ بصورت وجه نقد به مشتری بازگردانده شود. در این صورت می توانید مبلغ برگشت شده را در قسمت الباقی وجه «4» وارد نمایید.
بخش دهم :
گزارشات
1-10: گزارش فاکتور ها
این نوع گزارش مربوط به مشاهده فاکتورهای ثبت شده در نرم افزار حسابداری است که شامل فاکتورهای خرید و فروش، مرجوعی خرید و فروش، پیش فاکتور، امانی، ضایعات و درخواست خرید می باشد.
جهت دریافت این گزارش می توانید از منوی گزارشات > گزینه گزارشات فاکتورها را انتخاب نمایید.
در پنجره انتخاب تاریخ گزارش، می توانید نوع فاکتور «1» و بازه زمانی «2» مورد نظر را انتخاب نمایید.
پس از کلیک بر روی تایید گزارش، با توجه به تاریخ و نوع فاکتور انتخابی، لیستی از فاکتورهای ثبت شده نمایش داده خواهد شد.
2-10: گزارش دریافت ها و پرداخت ها
این گزارشات، لیستی از کلیه عملیات های ثبت شده مربوط به دریافت ها و پرداخت ها را نمایش می دهد.
جهت مشاهده این گزارش، از منوی گزارشات > گزینه دریافت یا پرداخت را انتخاب نمایید.
در پنجره تاریخ، بازه زمانی مورد نظر را انتخاب نمایید و بر روی دکمه تهیه گزارش، کلیک کرده.
پس از کلیک بر روی تایید گزارش، با توجه به تاریخ، لیستی از اسناد ثبت شده نمایش داده خواهد شد.
3-10: گزارش گردش اشخاص
با استفاده از این گزارش می توانید گردش حساب یک شخص بخصوص را مشاهده نمایید
روش اول: از منوی گزارشات > گزینه گزارشات عمومی > گزینه گردش اشخاص > گزارش عملکرد گردش اشخاص را انتخاب نمایید.
از لیست ظاهر شده، شخص مورد نظر را انتخاب نمایید.
در مرحله بعد، پس از انتخاب تاریخ مورد نظر، بر روی تهیه گزارش کلیک نمایید.
روش دوم: پس از مراجعه به لیست اشخاص > و کلیک راست بر روی شخص مورد نظر > از گزینه گزارش گردش عملکرد > می توانید طبق گزینه های موجود، بازه زمانی مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
نتیجه نهایی استفاده از هر کدام از این روش ها، نمایش لیستی از کلیه اسناد ثبت شده مربوط به شخص انتخاب شده در بازه زمانی مورد نظر می باشد. این عملیات ها شامل: عملیات های خزانه (دریافت و پرداخت)، فاکتورها، و کلیه اسناد ثبت شده مرتبط است.
